การแสดงผล Email แบบ By Message และ By Conversion บน Zimbra

ใน Zimbra Web Client เราสามารถปรับรูปแบบการแสดงผลได้หลากหลาย การแสดงผลแบบหนึ่งที่น่าสนใจคือ การปรับการแสดงผล แบบ By Message และ By Conversation 

• By Message เป็นการแสดงผลแบบปกติทั่วไป คือแสดงผลแยกแต่ละ Email ออกจากกัน

• By Conversation เป็นการแสดงผลแบบพิเศษ คือ จัดกลุ่มของ Email ที่เกี่ยวข้องกันเป็นกลุ่มๆ โดยปกติ Email ที่อยู่ในกลุ่มเดียวกัน อาจจะเกิดจากการ Reply , Forward หรือมีการอ้างอิงเนื้อหาใน Email ฉบับหลัก 

การปรับแต่งให้แสดงผลแบบ By Conversation และ By Message 
    เจ้าของ Account บน Zimbra สามารถสลับการแสดงผล ระหว่าง  By Conversation และ By Message เองได้ โดย

• ที่บริเวณมุมบนขวาของจอ กดที่ผุ่ม View 
• เมนูจะแสดงขึ้นมา จะเห็นสองตัวเลือกในเมนูที่แสดงผลขึ้นมาเป็น By Message และ By Conversation  เลือกการแสดงผลที่ต้องการ 

และเมื่อปรับไปแล้ว การแสดงผลนี้จะเป็นแบบนี้ไปตลอดครับ ถึงแม้จะ logout และ login ใหม่ การแสดงผล  By Conversation และ By Message ก็จะเหมือนกับที่ปรับไว้ครั้งล่าสุด 

การแสดงผลแบบ By Conversation 
    ที่น่าสนใจก็คือ การจัดเรียง Emai แบบ By Conversation นี่หละครับ สำหรับ Account ที่กำหนดการแสดงผลเป็นแบบ By Conversation หน้าจอที่แสดงรายการ Email จะมีรูปแบบพิเศษเพิ่มขึ้นมาดังนี้ 

1. Email จะถูกจัดเป็นกลุ่มๆ โดย Zimbra ในกรณีที่ Email ถูกจัดเป็นกลุ่มได้ ข้อความที่แสดงในบรรทัดแรก จะเป็นรายละเอียดทั่วไปของ Email ในกลุ่มนั้นๆ และท้ายข้อความที่อยู่ใน column subject จะแสดงจำนวน Email ทั้งหมดที่อยู่ในกลุ่มนี้
   
2. จะมีเครื่องหมาย สามเหลี่ยม แสดงผลอยู่หน้า บรรทัดแสดงข้อความในกลุ่ม ซี่งสามารถกดเพื่อสลับการซ่อนหรือแสดง Email ที่อยู่ในกลุ่มได้ 
3. Email ที่แสดงในกลุ่ม จะรวมไปถึง Email ที่ถูกส่งออกที่เกี่ยวข้อง ซึ่งปกติจะเห็นอยู่ใน Sent folder ด้วย 
4. กรณีที่ Email ที่อยุ่จัดอยุ่ในกลุ่ม การแสดงผลในช่อง Subject จะไม่แสดง Subject ของ Email แต่จะแสดงเนื้อหาบางส่วนใน Email แทน

ปัญหาของการจัดเรียงแบบ By Conversation 

    จากประสบการณ์ของผม การจัดเรียง แบบ By Conversation หลายๆครั้งทำให้เกิดปัญหากับผู้ใช้งาน คือ เมื่อมี Email ฉบับใหม่ถูกส่งเข้ามา Email มาถึง Account ปลายทางเรียบร้อย แต่เจ้าของ Account หา Email ไม่เจอ เพราะ Zimbra Web Client  แสดงผล Email ใหม่นี้ ไปอยู่ในกลุ่ม ซึ่งถ้าเราซ่อนการแสดง Email ที่อยู่ในกลุ่มไว้ เราจะมองไม่เห็น Email นั้น ซึ่ง ไม่เหมือนกับการแสดงผลแบบ by message 

ทดลองปรับใช้งานตามความชอบดูได้นะครับ 

ความสามารถ Autocomplete รายชื่อคนที่จะส่งถึงใน Zimbra

สำหรับคนที่ใช้  Zimbra Web Client และ Zimbra Desktop  เคยสังเกตุไหมครับว่าเวลาที่เรากำลังจะป้อนชื่อผู้รับ (TO: หรือ CC:) ในระหว่างที่กำลังเขียน email  Zimbra จะช่วยหารายชื่อที่ใกล้เคียงกับที่เราได้พิมพ์ลงไปแล้วให้ด้วยเราได้พิมพ์ลงไปแล้วให้ด้วย

ลองดูรูปตัวอย่างครับ

จากรูปผมกำลังจะเขียน email ระหว่างที่กำลังป้อนชื่อผู้รับ โดยผมป้อนแค่ ch ในช่องหลังปุ่ม TO:
เท่านั้น   Zimbra จะเปิดหน้าต่างเล็กๆ แสดงรายชื่อของคนที่มีชื่อ หรือ นามสกุล หรือ email address ขึ้นต้นด้วย "ch" ที่อยู่ในรายชื่อที่เก็บไว้ในระบบ ความสามารถนี้ เราเรียกว่า autocomplete


Zimbra หารายชื่อจากที่ไหน
โดยปกติ Zimbra จะค้นหารายชื่อเพื่อทำ autocomplete ที่จากสองแหล่งคือ

1) ข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ใน address book ของ account ของเรา  บน Zimbra
2) ข้อมูลของ account อยู่ใน domain เดียวกันในเครื่องของเรา

จากรูปตัวอย่าง account  ของผม อยู่ใน domain ที่ชื่อ xzimbra.com มันเลยคนหาเฉพาะ account xzimbra.com ในเครื่อง
สำหรับข้อ 2) เป็นกรณีปกติ (default) แต่ถ้าในเครื่องมีหลาย domain และเราต้องการให้ทำ autocomplete ข้าม domain  กันได้ ก็สามารถทำได้ครับ แต่ต้องมีการ setup เพิ่มเติม

ข้อจำกัด
1) ความสามารถนี้ จะมีก็ต่อเมื่อ ใช้ Web Client ของ Zimbra หรือ ใช้ Zimbra Desktop เป็น Email Client เท่านั้นนะครับ สำหรับคนที่ใช้ pop3 หรือ imap client อื่นๆ  ต่อกับ zimbra เพื่อใช้งาน จะไม่สามารถ  autocomplete จากรายชื่อ account ที่อยู่ใน domain เดียวกัน บนเครื่อง zimbra ได้ครับ

2) บางครั้งผมเจอว่าในกรณีที่เครื่อง PC ที่ต่อใช้งาน Zimbra ช้า หรือ ตัว Network ระหว่างเครื่อง  PC  กับ  Zimbra Server ไม่เร็วพอ การทำ autocomplete จะช้าครับ คือต้องรอนานกว่า Zimbra จะ list รายชื่อมาให้แบบรูปตัวอย่าง

ลองทดสอบและใช้งานดูนะครับ

วิธีระบุความสำคัญ (Priority) ของ Email ที่ต้องการส่งใน Zimbra

บน Zimbra เราสามารถส่ง Email ไปยังผู้รับ โดยระบุความสำคัญ หรือ Priority ที่เกี่ยวข้องกับ Email ที่ส่งได้ครับ  วิธีการนี้ ผู้รับ จะเห็นว่า Email  ที่เราส่งไปมีความสำคัญแค่ไหนโดยไม่จำเป็นต้องอ่านข้อความใน Subject หรือ Email เลย   โดย Priority ที่ระบุได้ มี 3 ระดับครับ คือ

1)  High หรือสำคัญมาก แทนด้วยรูปลูกศรสีแดงชี้ขึ้น
2)  Normal หรือ ระดับปกติ  อันนี้เป็นค่า Default Priority
3)  Low หรือสำคัญน้อย แทนด้วยรูปลูกศรสีฟ้าชึ้ลง

วิธีการระบุ Priorityใน  Email ที่จะส่ง
หลักจากที่เรากดปุ่ม "New Message" เพื่อจะเขียน Email ใหม่Compose Tab จะถูกเปิดขึ้นมา
ในหน้าจอนี้  ดูที่ด้านขวาสุดของบรรทัดที่ให้เราใส่  Subject ของ Email จะเป็น drop down menu ที่ให้เลือกใส่ priority ของ email ได้ครับ

การดู priority ของ Email ที่ได้รับ
ถ้าเรากำหนดรูปแบบการแสดงผลใน Mail tab เป็นแบบ "Reading Pane On The  Right"  ในแต่ละ Email ที่แสดงอยู่ใน Content Pane (ช่องกลางที่แสดง Email  ทีมีอยู่)  ถ้า Email ที่ได้รับ มี Priority  เป็น High หรือ Low  ที่หน้า Subject จะมีเครื่องหมาย Priority ปรากฏอยู่ ตามรูปครับ

แต่ถ้าเรากำหนดการแสดงผล เป็นแบบ  "Reading Pane At The Bottom"  หรือ "Reading Pane Off" ในส่วนของ Content Pane ในคอลัมน์ ที่มีหัวข้อเป็นเครื่องหมาย ลูกศรชี้ขึ้น จะปรากฎ  รูป Priority  ถ้า Email  ที่ได้รับ มี Priority เป็น High หรือ Low เช่นกันครับ

หมายเหตุ

1. ถ้าคุณสงสัยว่า  "Reading Pane On the Right" "Reading Pane At The Buttom" คืออะไร ลองดูใน บทความเรื่อง วิธีเปลี่ยนมุมมองใน Mail Tab ของ Zimbra 8 ครับ 
2. ถ้าส่ง Email ไปยังระบบอื่น ที่ดู Email Priority ได้  คนรับจะเห็น priority ที่ส่งจาก Zimbra ได้ครับ ในขณะเดียวกัน ระบบอื่นที่ระบุ Email priority ได้ ส่งมาให้ Zimbra ก็จะเห็น priority เช่นกันครับ 

วิธีเปลี่ยนมุมมองใน Mail Tab ของ Zimbra 8

สำหรับผู้ที่ใช้งาน Zimbra 8 เราสามารถเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลใน Mail Tab ได้สามแบบครับ ก่อนจะพูดถึงเรื่องนั้น ผมขออธิบายการแบ่งหน้าจอในหน้า Mail Tab สักเล็กน้อยครับ

ในหน้า  Mail Tab  แบ่งหน้าจอได้เป็นสามส่วน ตามนี้ครับ 

1. Overview Pane เป็นส่วนที่ใช้แสดงถึง Folder ของ  Email ที่มีอยู่ 
2. Content Pane เป็นส่วนที่แสดงถึงรายการของ Email  ที่อยู่ใน Folder ที่เราเลือก Overview Pane
3. Reading Pane เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อมูล ของ Email แต่ละฉบับ ที่เราเลือกใน Content Pane

ตัวอย่าง ตามนี้ครับ 

เราสามารถปรับตำแหน่ง ของ  Content Pane กับ Reading Pane ได้ครับ โดยกดที่ปุ่ม View ที่อยู่ บริเวณมุมบนขวา 

 จากรูป จะเห็นว่ามีตัวเลือกให้เราสามแบบครับ

   1. Reading Pane At The Buttom  แบบนี้ Content Pane จะอยู่ด้านบน  Reading Pane จะอยู่ด้านล่าง (ส่วนตัว ผมชอบแบบนี้ มากกว่า Zimbra version ก่อนๆ default ก็ใช้แบบนี้ครับ

   2 . Reading Pane On the Right  Content Pane จะอยู่ตรงกลาง ส่วน Reading Pane จะอยุ่ด้านขวา (แบบนี้เป็น default ที่มากับ Zimbra 8 ครับ)

   3. Reading Pane Off แบบนี้ ส่วน Reading Pane จะหายไป ถ้าเราต้องการจะดูเนื้อหาของ Email เราต้อง  double click ที่  Email  Zimbra จะเปิด tab ใหม่ ขึ้นมาแสดงข้อมูลภายใน Email  ครับ
       แบบนี้มีข้อดีก็คือ ทำให้หน้าจอแสดง Content Pane เพื่อดู Email ที่มีอยู่ทั้งหมด ได้เต็มที่ และก็ต้องแลกกับความไม่สะดวกเมื่อเราต้องการดูเนื้อหาภายใน Email แต่ละฉบับ 

ชอบแบบไหน เลือกปรับแต่งตามสบายเลยครับ

Enable checkbox เลือก email ใน Zimbra 8

เราสามารถเปิดการใช้งาน checkbox สำหรับเลือกจัดการ email (ย้าย, ลบ ...) ทีละหลายๆ email ได้ ดังรูปตัวอย่างครับ

ปกติใน Zimbra 8  feature นี้จะถูกปิดอยู่ครับ วิธีการเปิด user สามารถทำได้เอง จาก Web Client หรือ admin เป็นคนจัดการให้ จาก Web Admin Console ครับ

วิธีการเปิดการใช้งานจาก Web Clent

หลังจากที่ user  login zimbra ผ่านทาง web client แล้ว ให้ไปที่

1) Preference tab
2) ไปที่ General
3) ดูที่หัวข้อ Other
4) ติ๊กถูกที่บรรทัด Settings: Dispaly checkboxes to quickly select items in list
5) Save (อย่าลืมนะครับ)

ถ้าจะให้ใช้งานได้ทันที่ ให้ Reload  Web Browser  ดูตัวอย่างตามรูปเลยครับ

สำหรับ Admin ถ้าต้องการ Enable feature นี้ให้กับ user  ทำได้ดังนี้ครับ

วิธิเปิดการใช้งานจาก Admin Console
 
หลังจากที่ login   Admin Console (https://....:7071)  เลือก user ที่ต้องการแก้ไข ( Manage >> Account >> เลือก Account >> Edit )

1) ไปที่ preference
2) ดูที่หัวข้อ General Options
3) ติ๊กถูกที่บรรทัด Show selection checkbox for selecting email ....
4) สุดท้าย อย่าลืมกด Save นะครับ (อยู่แถวๆ มุมบนขวาของช่องกลาง)

ถ้าต้องการแก้ใขเป็นกลุ่ม หรือทุกคน ทำได้โดยการ Edit ที COS ก็ได้ครับ หลังจากเลือก  COS แล้ว ขั้นตอนการแก้ไข จะคล้ายกับรูปด้านบนครับ

วิธีดู Disk Quota สำหรับผู้ใช้งาน Zimbra (Zimbra Tips & Technique #15)

ก่อนหน้านี้  ผมได้พูดถึงวิธีการที่ Zimbra Admin จะดู Disk Quota ของ User ทั้งหมดไปแล้ว หลายคนอาจมีคำถามว่า แล้วถ้า User ในระบบ Zimbra อยากรู้ว่า Disk quota ของตัวเอง มีอยู่เท่าไหร่ ถูกใช้ไปเท่าไหร่ จะทำอย่างไร 

วิธีการง่ายๆ ครับ User ที่กำลังใช้งาน  Web Client หรือ Web Mail ของ  Zimbra   ถ้าเป็น Zimbra 8  สังเกตุที่มุมบนขวา ข้างๆ search bar จะมีชื่อของ Account ที่กำลัง Login อยู่ ลาก mouse pointer มาวางที่ชื่อนี้ (ไม่ต้องคลิ๊กนะครับ วางเฉยๆ) จะมี ข้อความปรากฏขึ้นมาเหมือนในรูปคตัวอย่าง  บอกว่า Quota การใช้งาน Disk ของคุณ ใช้ไปกี่ % แล้ว ใช้ไปเท่าไหร่ Quota ที่ได้รับทั้งหมดมีเท่าไร

ง่ายๆ เท่านี้เองครับ 

วิธีเปลี่ยน port ที่ใช้เข้าถึง Zimbra Web Client (Zimbra tip & technique)

เราสามารถกำหนด port ที่ใช้ เข้าถึง web client ของ zimbra ได้นะครับ ใช้คำสั่ง zmtlsctl ครับ และเหมือน

กับการใช้คำสั่งอื่นๆ ของ zimbra  หลังจากที่เรา Login เป็น root แล้ว ต้อง switch user เป็น zimbra โดยใช้คำสั่ง 

"su - zimbra" 

ก่อนนะครับ ส่วน Option ทีวิธีการใช้งาน ดุตามรูปครับ

จะเห็นว่ามี 5 options ให้เลือกครับ

http -> กำหนดให้ เข้าถึง webclient โดยใช้ protocol http (TCP port 80)
https -> กำหนดให้ เข้าถึง webclient โดยใช้ protocol https (TCP port 443)
both -> ใช้ ได้ทั้ง http และ https เลย
redirect -> ใช้ได้ ทาง https แต่ถ้ามีคนพยายามจะใช้ http zimbra จะ redirect ไป https ให้
mixed -> ถ้า user connect โดยใช้ http มันจะ redirect ไปใช้ https ตอน login และ switch กลับเป็น http ตอนใช้งาน แต่ ถ้า user connect เป็น https มันจะใช้ https ไปตลอด

หลังจากที่เรียกใช้คำสั่ง  zmtlsctl นี้ ต้องมีการ Restart Zimbra หรือ Restart Mailboxd ก่อน ถึงจะเป็นไปตามที่เราแก้ไขนะครับ 

วิธี restart zimbra mailbox ใช้คำสั่ง 

zmmailboxdctl restart

ตัวอย่างการใช้งาน ดูตามรูปนี้ครับ

จะ set เป็น แบบไหน อย่าลืมเปิด port ที่ iptables และ firewall ให้สามารถใช้งานได้นะครับ 

ต้องขอบคุณคุณ Montree Phomkam ที่แนะนำคำสั่งนี้มาครับ

Default Web Client Port on Zimbra 8

ลองเล่น zimbra 8 กันหรือยังครับ
นอกจากหน้าตาที่เปลี่ยนไป ผมพบว่า จากเดิม หลังจากที่ install ปกติ user ใช้งาน zimbra หรือที่เรียกว่า web client ได้ ผ่านทาง http (port 80)

ใน version 8 ( ผมลองลง 8.0.2) default จะให้ user ใช้งานผ่านทาง https (port 443) แทนนะครับ

แต่ถ้า upgrade จาก version 7 ที่ default ให้ user ใช้งานผ่าน http หลังการ upgrade เป็น version 8 ก็จะยังคงใช้ http เหมือนเดิมนะครับ

แต่ถ้าอยาก เปลี่ยน port ของ web client บน zimbra มีวิธีครับ
ผมคุ้นๆ ว่าจะมีคน post ไว้แถวนี้ แต่ไม่เป็นไรครับ ครั้งหน้า เรามาพูดถึงวิธีการเปลี่ยน port ของ web client กัน