จะทำอย่างไร เมื่อหา Email ที่ถุกส่งเข้ามาใน Zimbra ไม่เจอ

    ปัญหาหนึ่งทีี่ผู้ดูแลระบบ Zimbra มักจะถูกสอบถามหรือขอให้ตรวจสอบ จากผุ้ใช้ Zimbra อยู่บ่อยๆ อย่างหนึ่งก็คือ มีคนส่ง Email มายัง Email Address ของผู้ใช้ที่อยู่บน Zimbra แต่ผู้ใช้กลับหา Email ฉบับนั้นๆ ไม่เจอ  โดยที่ระบบ Zimbra เองก็ทำงานและรับ Email จากที่อื่นๆได้อยู่ตามปกติ  

    โดยในบทความนี้ ผมจะสรุปปัญหาที่เกิด และวิธีการแก้ไข ซึ่งขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้ ผู้ใช้ หรือ User สามารถทำการตรวจสอบได้เองเบื้องต้นก่อนที่จะขอความช่วยเหลือจากผู้ดูและระบบ  

ในบทความนี้ผมจะพูดถึงเฉพาะในกรณีที่

• ผู้ใช้ ใช้งาน Web Client ของ Zimbra 
• คนที่ส่ง Email จากภายนอกระบุ Email Address คนรับถูกต้อง
• เครื่อง Zimbra ทำงานปกติ 
• Email ที่ได้รับ ไม่ถูกกัก (Quarantine) ไว้ใน Quarantine Account ของ Zimbra 

โดยสรุปคือเฉพาะกรณีที่ Email ส่งมาเข้า Mailbox หรือ Account ปลายทางที่อยู่บน Zimbra แต่ผู้ใช้หา Email ฉบับนั้นไม่เจอ 

สาเหตุเท่าที่เคยพบ

จากประสบการณ์ สาเหตุที่ผมเจอส่วนใหญ่เกิดจาก 

1) ผู้ใช้ปรับมุมมอง Email เป็นแบบ By Conversation

2) ผู้ใช้ปรับการเรียงลำดับ Email (โดยไม่ตั้งใจ) แทนที่จะเรียง Email ใหม่ ไว้บนสุด

3) Email ที่ได้รับ ถูกโยนไปเก็บไว้ที่ Folder อื่นจากการสร้าง Filter ที่ผู้ใช้แต่ละท่านได้เคยกำหนดไว้ ใน Account บน Zimbra ของตัวเอง 

ขั้นตอนแรก : ตรวจสอบ Email เข้ามาที่ Mailbox ของผู้ใช้แล้วหรือยัง 

เบื้องต้น ผมอยากให้ผู้ใช้ลองตรวจสอบว่า Email ฉบับที่เราหา อยู่ใน Mailbox ของเราแล้วจริงๆ หรือเปล่า โดยใช้ Search bar ที่มีอยู่ในหน้า Web Client ทำการค้นหา Email โดยระบุชื่อ Email Address ของผู้ส่ง โดยวิธีการ สามารถดูได้จากบทความ วิธีการค้นหา Email ใน Zimbra Web Client

ถ้าผู้ใช้หาเจอแสดงว่า Email อยู่ใน Mailbox ของเราเรียบร้อยแล้ว ค่อยทำตามขั้นตอนถัดไป แต่ถ้าไม่เจอ ค่อยขอความช่วยเหลือจากผู้ดูแลระบบละกัน 

ขั้นตอนที่สอง : ปรับรูปแบบการแสดงรายการ Email เป็นแบบ By Message

Zimbra สามารถแสดงรายชื่อ Email ได้สองแบบ คือแบบ By Conversation และ By Message โดย Default จะเป็นแบบ By Conversation คือจะจัดกลุ่ม Email ที่มีความเกี่ยวข้องกัน เช่นเป็น Email ที่มีการ Reply ตอบกลับกันไปมา อยู่ในกลุ่มเดียวกัน ซึ่งสามารถ กาง และหุบแสดง Email ในแต่ละกลุ่มได้ ซึ่งการแสดงผลแบบนี้ถ้าผู้ใช้งานไม่เข้าใจ อาจจะมองไม่เห้น Email ใหม่ ที่เข้ามาในระบบ (ส่วนตัวผมเอง ไม่ชอบการแสดงผลแบบนี้เลย)

รายละเอียดวิธีการปรับ สามารถอ่านได้จากบทความเรื่อง การแสดงผล Email แบบ By Message และ By Conversion บน Zimbra

หรือถ้าการแสดงผล เป็นแบบ By Message อยู่แล้ว ก็ข้ามไปขั้นตอนถัดไปได้เลย 

ขั้นตอนที่สาม : ตรวจสอบและปรับวิธีการเรียงลำดับ Email 

โดยปกติ Email จะถูกเรียงลำดับโดยดูจากวันที่ที่ได้รับ Email ที่ได้รับล่าสุดจะถูกแสดงผลอยู่แถวบนสุด แต่ในบางครั้ง ผู้ใช้อาจจะเผลอไปเปลี่ยนการเรียงลำดับของ Email โดยไม่ตั้งใจ ทำให้หา Email ที่อยู่ใน Account ของเราไม่เจอ 
สำหรับวิธีการ สามารถอ่านได้จากบทความ การปรับวิธีการจัดเรียง Email (sort) ในหน้าจอ Web Client ของ Zimbra

ถ้าเจอปัญหาหา Email ที่ได้รับไม่เจอ ลองทำตามขั้นตอนที่ผมเขียนในบทความนี้ (และบทความที่เกี่ยวข้อง) ดูนะครับ