อบรม Zimbra ( Open Source) Administration ครั้งที่ 3

อบรม Zimbra ( Open Source) Administration ครั้งที่ 3

จัดรวมกับ OSS4Crop (ศูนยสนับสนุนและถ่ายทอดโอเพ่นซอร์สเทคโนโลยี่)

สถานที่อบรม : ภาควิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ บางเขน

28-30 พฤษภาคม 2557

วิทยากร ศิวัฒน์ ศิวะบวร

เริ่มอบรม 

ตอบคำถามของผู้เข้าอบรม ระหว่างการทำ LAB

บรรยากาศ ระหว่างพักรับประทานของว่าง 

ถ่ายภาพร่วมกันหลังจบการอบรม 

อบรม Zimbra (Open Source Edition) Administraion ครั้งที่ 2

อบรม Zimbra (Open Source Edition) Administraion ครั้งที่ 2

จัดรวมกับ OSS4Crop (ศูนยสนับสนุนและถ่ายทอดโอเพ่นซอร์สเทคโนโลยี่)

สถานที่อบรม : ภาควิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ บางเขน

27-29 พฤษภาคม 2556

วิทยากร ศิวัฒน์ ศิวะบวร

ผู้เข้าอบรม

อบรม Zimbra Open Source Edition Administration ครั้งที่ 4

อบรม Zimbra  Open Source Edition Administration ครั้งที่ 4

จัดรวมกับ OSS4Crop (ศูนยสนับสนุนและถ่ายทอดโอเพ่นซอร์สเทคโนโลยี่)

สถานที่อบรม : ภาควิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ บางเขน

19-21 พฤษภาคม 2558

วิทยากร   ศิวัฒน์ ศิวะบวร

ลงทะเบียน ก่อนเข้าอบรม 

เริ่มการอบรม ครั้งที 3 

ผู้เข้าอบรม

ถ่ายรูปร่วมกัน หลังจบการอบรม 

อบรม Zimbra (Open Source Editon ) Admistration ครั้งที่ 1

รวบรวมภาพการ อบรม Zimbra ZOpen Source Edition ) Administration ครั้งที่ 1

จัดรวมกับ OSS4Crop (ศูนยสนับสนุนและถ่ายทอดโอเพ่นซอร์สเทคโนโลยี่)  และ ได้รับทุนสนับสนุน จาก SIPA

สถานที่อบรม : ภาควิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ บางเขน

วันที่ 13 - 15 กันยายน 2555

วิทยากร ศิวัฒน์ ศิวะบวร

วิธีการ ปิด/เปิดความสามารถ Send Later บน Zimbra

ก่อนหน้านี้ ผมได้เขียนบนบทความ Send Email Later : ตั้งเวลาส่ง Email บน Zimbra  ไป มีคำถามต่อเนื่องมาว่า ทำไมบาง Account ไม่สามารถส่ง Email แบบ Send Later ได้ เพราะ ไม่มี icon รูปสามเหลี่ยมข้างหลัง คำว่า send ในปุ่ม send

ที่ผู้ใช้บางคน มองไม่เห็น icon นี้ เพราะความสามารถ Send Later นี้ไม่ได้เปิด ถ้าจะอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ ก็ต้องเปิด feature นี้ก่อนครับ ซึ่งสามารถทำได้สองจุด คือ เปิดที่ Account และอีกวิธีคือ เปิดที่ COS (Class of Service) ซึ่งการเปิดที่ COS จะเป็นการเปิดให้ Account ทก Account ที่อยู่ใน COS นั้นๆครับ

ซึ่งทั้งสองวิธีนี้ ต้องเข้าไปที่ Admin Console (https://zimbra_hostname:7071) นะครับ

ปิด/เปิด Send Later เป็นราย Account  
วิธีนี้ เป็นการปิดหรือเปิด Send Later เฉพาะบาง Account ที่เราต้องการ โดยหลังจาก login เข้าไปที่ Admin Console ทำได้ตามขั้นตอนนี้ครับ

1) ที่หน้าจอแถวด้านซ้าย เลือก Manage หน้าจอจะเปลี่ยนไปที่หน้าจอ Manage










2) ที่หน้าจอนี้ เลือก Account ที่หน้าจอด้านขวา เลือกชื่อ Account ที่ต้องการแก้ไข โดยกด double click ที่ชื่อ Account



3) หน้าจอสำหรับ Edit Account จะแสดงขึ้นมา ที่หน้าจอด้านซ้าย เลือก Features
4) ที่หน้าจอด้านขวา เลือนลงมาจนเห็นกลุ่มของ Config  ที่ชื่อ Mail Features
5) ในกลุ่ม Config นี้หาบรรทัดที่เขียนว่า Mail Send Later  ถ้าติ๊กถูก จะเป็นการ Enable อนุญาตให้ Account นี้สามารถใช้งาน Mail Send Later ได้ แต่ถ้าเราเอาเครื่องหมายติ๊กถูกออก จะเป็นการ Disable  ไม่ให้ใช้งานครับ
6) เสร็จแล้วกดปุ่ม Save (อย่าลืม)



ปิด/เปิด Send Later เป็นกลุ่มตาม COS 

    นอกจากนี้ เรายังสามารถปิดหรือเปิดความสามารถ Send Later ให้กับหลายๆ Account พร้อมๆ กัน โดยแก้ไขที่ COS หรือ Class of service  วิธีการนี้ Account ทั้งหมดที่อยู่ภายใต้ COS ที่เราแก้ไข จะถูกปิดหรือเปิด Feature นี้ พร้อมๆ กัน ซึ่งสะดวก ไม่ต้องแก้ทีละ Account ครับ   

    ส่วนวิธีการ หลังจากเข้า Admin Console แล้วทำตามขั้นตอนนี้ครับ

1) ที่หน้าจอแถวด้านซ้าย เลือก Configure หน้าจอจะเปลี่ยนไปที่หน้าจอ configure










2) ในหน้าจอ Configure ที่หน้าจอด้านซ้าย เลือก Class of Service ที่หน้าจอแถวด้านขวาจะปรากฏรายชื่อของ COS ที่มีอยู่ในระบบ เลือก Edit COS โดยการ double click ไปที่ชื่อ COS ที่ต้องการแก้ไข

จากตัวอย่างนี้ ผมเลือก Default COS



3) หน้าจอสำหรับ Edit COS จะแสดงขึ้นมาที่หน้าจอแถวด้านซ้าย เลือก Features
4) ที่หน้าจอด้านขวา เลือนลงมาจนเห็นกลุ่มของ Config  ที่ชื่อ Mail Features
5) ในกลุ่ม Config นี้หาบรรทัดที่เขียนว่า Mail Send Later  เลือกติ๊กถูกเพื่อ Enable หรือติ๊กออกเพื่อ Disable
6) สุดท้าย กดปุ่ม Save



ทดลอง setup ดูนะครับ มีคำถามหรือติดตรงไหน สอบถามมาทาง Thaizimbra Facebook Fanpage ได้เลยครับ


ศิวัฒน์ ศิวะบวร

Send Email Later : ตั้งเวลาส่ง Email บน Zimbra

คำถามหนึ่งที่ผมได้รับค่อนข้างบ่อยบน ThaiZimbra Facebook Fanpage ก็คือคำถามที่ว่า Zimbra มีความสามารถ Recall ลบหรือแก้ไข Email ทีส่งออกไปแล้วกลับมาเหมือน Microsoft Exchange ได้หรือเปล่า

คำตอบก็คือไม่มีครับ Feature  นี้บน Exchange เป็น Feature ที่ไม่มาตรฐาน Mail Server อื่นนอกเหนือจาก Microsoft Exchange ไม่มึครับ และเนื่องจากความไม่เป็นมาตรฐาน เราจึงไม่สามารถ Recall Email ที่ถูกส่งไปแล้ว ไปยัง Email Server ยี่ห้ออื่นๆ กลับมาได้ครับ (และส่วนตัว ผมคิดว่าถึงแม้จะส่งไปยัง MS Exchange แต่เป็นคนละเครื่องกัน ก็ Recall Email ไม่ได้ครับ ใครรู้ช่วยตอบที)

แต่อย่างไรก็ตาม Zimbra มีความสามารถหนึ่งซึ่งผมเห็นว่าพอจะทดแทนกันได้ (และอาจจะดีกว่าด้วย) เรียกว่า Send later (ส่งทีหลัง)  ทำให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเวลาที่เราจะส่ง Email ได้ว่าจะให้ส่งเมื่อไหร่ก็ได้หลังจากที่เราเขียน Email เสร็จแล้ว และระหว่างที่ Email ยังไม่ถูกส่งออกไปในเวลาที่กำหนด เราสามารถแก้ไข Email ข้อความ เปลี่ยนเวลาส่ง หรือเปลี่ยนใจไม่ส่ง ลบ Email ทิ้งก็ได้

เป็นความสามารถที่มีใน Zimbra ตั้งแต่ version 8.0 เป็นต้นไปครับ

การใช้งาน Send later
1) เขียน Email ตามปกติ

2) เมื่อจะส่ง Email ที่ปุ่ม Send (มุมบน ด้านซ้าย) ให้ใช้เมาส์คลิ๊กที่เครื่องหมายสามเหลี่ยมหลังปุ่ม Send จะมีเมนูย่อยแสดงให้เห็น เลือก Send later



หมายเหตุ ถ้าไม่เห็นเครื่องหมายสามเหลี่ยมหลังปุ่ม Send แสดงว่า ความสามารถนี้ถูกปิดไว้สำหรับ Account นี้ แจ้งให้ผู้ดูแลระบบเปิดให้ก่อน จึงจะสามารถใช้งานได้ครับ
ส่วนขั้นตอนการปิดเปิด  Send Later อ่านได้จากบทความเรื่อง วิธีการปิด/เปิดความสามารถ Send Later บน Zimbra

3) Send later Dialog box จะปรากฎขึ้นมา ให้เรากำหนดเวลาที่จะส่ง Email ฉบับนี้ เสร็จแล้วกดปุ่ม  OK

สังเกตุว่า เราสามารถกำหนดเวลาส่ง ใน Time zone อื่นได้ด้วย

แก้ไข Send Later Email 
Email ที่ถูกส่งด้วยวิธีการนี้ เมื่อยังไม่ถึงเวลาที่กำหนดให้ส่ง จะยังไม่ถูกส่งออกไปครับ แต่จะไปค้างอยู่ใน Draft folder โดยจะสังเกตุได้จากคอลัมน์ที่หัว(header) เป็นรูปซองจดหมาย+เครื่องหมายคำถาม จะเป็นรูปซองจดหมาย + นาฬิกา ซึ่งแสดงว่าเป็น Email ที่ถูกส่งด้วยวิธีการ Send later และกำลังรอส่งอยู่

ซึ่งระหว่างนี้ เราสามารถแก้ไข Email นี้ได้เหมือนกับ Email ที่อยู่ใน Draft folder  โดยทั่วๆ ไป ถ้าเราแก้ไข (โดยการกด double click) ที่ Send later Email นี้ ระบบจะเปิด Email ให้ขึ้นมาให้แก้ไข แต่เวลาที่ตั้งไว้จะถูกยกเลิกโดยอัตโนมัติ โดยจะมี Dialog box ปรากฏขึ้นมาตามรูป ถ้าเราต้องการตั้งเวลาส่ง ต้องกำหนดเวลาใหม่ตามขั้นตอนข้างต้น

และถ้าเปลี่ยนใจ จะไม่ส่ง Email นี้ เพียงแค่ลบ Email ใน Draft folder ก็เรียบร้อยแล้วครับ

ข้อดีของการใช้ Send Later 
ตามความเห็นส่วนตัวของผม คิดว่า Send Later ดีกว่าระบบ Recall Email ที่ถูกส่งไปแล้ว ดังนี้ครับ

1) ใช้ใด้กับการส่ง Email ทุกแบบ ทุกแบบในที่นี้คือ ไม่ว่า Email Address ปลายทางจะอยู่ในเครื่องเดียวกัน หรืออยู่ในเครื่องอื่น และเป็น Email Server ปลายทางเป็นยี่ห้ออะไรก็ได้

2) ผู้รับจะไม่เห็น Email (ที่ผิดพลาด)ตราบใดที่ยังไม่ถึงเวลาส่ง
ถ้าเป็นRecall อื่นถึงแม้จะลบ Email ที่ถูกส่งไปแล้วออกจาก Mailbox ของคนรับได้ แต่ก็เป็นไปได้ว่า ผู้รับอาจจะเปิดอ่าน และ  forward ไปให้คนอื่นเรียบร้อยแล้ว ซึ่งระบบลบ Email ทีส่งไปแล้ว ลบได้เฉพาะ Email ที่ส่งเท่านั้น ตามไปลบ Email ที่ forward ไปแล้วไม่ได้นะครับ (หรือถ้าได้ ผู้ดูและระบบต้องตามไปทำเอง ทีละคน)

ทดลองใช้งานดูนะครับ หวังว่าคงมีประโยชน์ไม่มากก็น้อย

Backup Zimbra กับบ้างหรือเปล่า

เป็นที่รู้ๆกันครับว่า ระบบคอมพิวเตอร์ที่มีความสำคัญกับองค์กร เราต้องมีการสำรองข้อมูลไว้เสมอ เพื่อป้องกันเหตุผิดพลาดที่เกิดขึ้น และเป็นสิ่งที่ควรทำเป็นอย่างยิ่งครับ แต่กลายเป็นว่า ระบบ Zimbra ส่วนใหญ่ไม่ได้มีการถูก backup และ Admin Zimbra เองก็ไม่ได้นึกถึง

Credit รูป LTO Tapes โดย Jon Hewitt, https://www.flickr.com/photos/viama/4514442464/

ทำไม ? หลายคนคงสงสัย .... เท่าที่ผมได้พูดคุย ส่วนใหญ่เป็นเพราะตอนเริ่มใช้ ก็แค่ลองทดลองติดตั้งให้ User ในองค์กรใช้งาน ลองไปลองมาเกิดติดใจ User มาใช้กันเยอะ พอมีคนใช้กันเยอะ เลยทำให้ผู้ดูและระบบ Zimbra ยู่งวุ่นวายกับการแก้ปัญหารายวัน (ซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวกับระบบ Email) จะรู้ตัวอีกทีว่าต้อง Backup Zimbra ไว้ก็คือตอนที่ระบบมีปัญหา ต้องการข้อมูลเก่า แต่หาไม่ได้ หรือเจ้านายหรือ User เผลอลบ email เก่าๆ ไปและต้องการกู้คืน หรือหนักกว่านั้น Hardware เกิดมีปัญหา จำเป็นต้องติดตั้ง Zimbra กันใหม่ และจำเป็นต้องมีข้อมูลเก่าๆ ด้วย

Zimbra Open Source ไม่มีระบบ Backup 
และสำหรับผู้กำลังดูและระบบ Zimbra Open Source Edition กันอยู่ คงทราบกันแล้วว่า Zimbra Open Source Edition ไม่มีคำสั่งหรือระบบที่ทำการสำรองข้อมูลใน Zimbra ติดมาให้ เป็นหน้าที่ของผู้ดูแลระบบหาวิธี Backup กันเอง
ระบบเล็ก ๆ อาจใช้วิธี stop zimbra แล้ว backup /opt/zimbra ให้เรียบร้อย แล้วค่อย start zimbra

หรือบางคนที่ติดตั้ง Zimbra บน Vmware ก็ใช้วิธี Backupของ Vmware ก็ได้ครับ
 หมายเหตุ บทความเกี่ยวข้องกับการ Backup Zimbra ผมได้เคยเขียนไปบ้างแล้ว ลองค้นหาดูนะครับ

ผมเองก็ได้พัฒนาระบบ Backup ขึ้นมาชื่อ  zHotBackup Server for Zimbra ระบบนี้เป็นเครื่อง server ต่างหากจาก Zimbra ทำหน้าที่ backup  ข้อมูล จาก Zimbra Server ผ่านทาง network (LAN/WAN) มาเก็บไว้ที่ ZHotBackup Server สามารถเลือก backup ข้อมูลทั้งหมด หรือเป็นช่วงเวลาได้ ตอนนี้มีลูกค้าติดตั้งใช้งานอยู่หลายที่ถ้าสนใจ ติดต่อสอบถามมาได้ครับ

ระบบผม ไม่จำเป็นต้อง Backup ???
ถึงตรงนี้ Admin Zimbra บางท่านบอกว่า หน่วยงานผม ไม่จำเป็นต้อง Backup เพราะ (เจ้านายบอกว่า) ข้อมูลไม่สำคัญ
 จากประสบการณ์ผม ตอนที่ไม่มีปัญหาอะไร มันไม่สำคัญหรอกครับ แต่ตอนมีปัญหาเกิดขึ้น สำคัญทุกที ตัวอย่างที่เกิดขึ้นและมาขอคำปรึกษาผม บ่อยๆ คือเป็นกรณีที่มี User บางคน มีการทำทุจริตในองค์กร และองค์กรเองพยายามจะหาหลักฐานมัดตัว ซึ่งก็คือ Email แต่ User ดันลบ Email ทั้งหมด และ purge ใน trash ทิ้งไปเรียบร้อยหลังจากที่รู้ว่าบริษัทสงสัย ทำให้หาหลักฐานมัดตัวไม่ได้ ติดต่อมาปรีกษาผมทาง ThaiZimbra หลายครั้ง พอผมถามว่า มีการ Backup ข้อมูล ใน Zimbra บ้างไหม ส่วนใหญ่ ก็ตอบว่าไม่ แบบนี้ผมก็ช่วยอะไรลำบากครับ

บางที่บอกว่า ระบบเราลงทุนกับ Hardware อย่างดี ไม่มีทางเสีย Disk ก็เป็น Mirror
อย่าไว้ใจระบบ Hardware นะครับว่า Disk Mirror แล้วจะอยู่ยงคงกระพันไม่มีวันตาย อ่านบทความผมเรื่อง อย่าไว้ใจ Disk Raid Mirror ดูก่อนครับ

Credit Picture: Sun StorEdge D240 by derfian : https://www.flickr.com/photos/derfian/3296639171

Backup แล้วเก็บไว้ที่ไหน 

ที่สำคัญอีกอย่าง อย่า backup แล้วเก็บไว้ในเครื่อง Zimbra นะครับ เก็บไว้อีกเครื่องหนึ่งต่างหาก หรือจะ backup ขึ้น tape , external harddisk อะไรก็ได้ เพื่อว่าถ้า Zimbra มีปัญหาทั้งเครื่อง จะได้มีข้อมูลที Backup เหลือไว้ 

บางองค์กร Backup เสร็จ ส่ง tape ไปเก็บที่อื่นเลย ก็เห็นกันบ่อย ในองค์กรทีมีมาตรฐานการทำงานครับ