การแสดงผล Email แบบ By Message และ By Conversion บน Zimbra

ใน Zimbra Web Client เราสามารถปรับรูปแบบการแสดงผลได้หลากหลาย การแสดงผลแบบหนึ่งที่น่าสนใจคือ การปรับการแสดงผล แบบ By Message และ By Conversation 

• By Message เป็นการแสดงผลแบบปกติทั่วไป คือแสดงผลแยกแต่ละ Email ออกจากกัน

• By Conversation เป็นการแสดงผลแบบพิเศษ คือ จัดกลุ่มของ Email ที่เกี่ยวข้องกันเป็นกลุ่มๆ โดยปกติ Email ที่อยู่ในกลุ่มเดียวกัน อาจจะเกิดจากการ Reply , Forward หรือมีการอ้างอิงเนื้อหาใน Email ฉบับหลัก 

การปรับแต่งให้แสดงผลแบบ By Conversation และ By Message 
    เจ้าของ Account บน Zimbra สามารถสลับการแสดงผล ระหว่าง  By Conversation และ By Message เองได้ โดย

• ที่บริเวณมุมบนขวาของจอ กดที่ผุ่ม View 
• เมนูจะแสดงขึ้นมา จะเห็นสองตัวเลือกในเมนูที่แสดงผลขึ้นมาเป็น By Message และ By Conversation  เลือกการแสดงผลที่ต้องการ 

และเมื่อปรับไปแล้ว การแสดงผลนี้จะเป็นแบบนี้ไปตลอดครับ ถึงแม้จะ logout และ login ใหม่ การแสดงผล  By Conversation และ By Message ก็จะเหมือนกับที่ปรับไว้ครั้งล่าสุด 

การแสดงผลแบบ By Conversation 
    ที่น่าสนใจก็คือ การจัดเรียง Emai แบบ By Conversation นี่หละครับ สำหรับ Account ที่กำหนดการแสดงผลเป็นแบบ By Conversation หน้าจอที่แสดงรายการ Email จะมีรูปแบบพิเศษเพิ่มขึ้นมาดังนี้ 

1. Email จะถูกจัดเป็นกลุ่มๆ โดย Zimbra ในกรณีที่ Email ถูกจัดเป็นกลุ่มได้ ข้อความที่แสดงในบรรทัดแรก จะเป็นรายละเอียดทั่วไปของ Email ในกลุ่มนั้นๆ และท้ายข้อความที่อยู่ใน column subject จะแสดงจำนวน Email ทั้งหมดที่อยู่ในกลุ่มนี้
   
2. จะมีเครื่องหมาย สามเหลี่ยม แสดงผลอยู่หน้า บรรทัดแสดงข้อความในกลุ่ม ซี่งสามารถกดเพื่อสลับการซ่อนหรือแสดง Email ที่อยู่ในกลุ่มได้ 
3. Email ที่แสดงในกลุ่ม จะรวมไปถึง Email ที่ถูกส่งออกที่เกี่ยวข้อง ซึ่งปกติจะเห็นอยู่ใน Sent folder ด้วย 
4. กรณีที่ Email ที่อยุ่จัดอยุ่ในกลุ่ม การแสดงผลในช่อง Subject จะไม่แสดง Subject ของ Email แต่จะแสดงเนื้อหาบางส่วนใน Email แทน

ปัญหาของการจัดเรียงแบบ By Conversation 

    จากประสบการณ์ของผม การจัดเรียง แบบ By Conversation หลายๆครั้งทำให้เกิดปัญหากับผู้ใช้งาน คือ เมื่อมี Email ฉบับใหม่ถูกส่งเข้ามา Email มาถึง Account ปลายทางเรียบร้อย แต่เจ้าของ Account หา Email ไม่เจอ เพราะ Zimbra Web Client  แสดงผล Email ใหม่นี้ ไปอยู่ในกลุ่ม ซึ่งถ้าเราซ่อนการแสดง Email ที่อยู่ในกลุ่มไว้ เราจะมองไม่เห็น Email นั้น ซึ่ง ไม่เหมือนกับการแสดงผลแบบ by message 

ทดลองปรับใช้งานตามความชอบดูได้นะครับ 

วิธีการ ปิด/เปิดความสามารถ Send Later บน Zimbra

ก่อนหน้านี้ ผมได้เขียนบนบทความ Send Email Later : ตั้งเวลาส่ง Email บน Zimbra  ไป มีคำถามต่อเนื่องมาว่า ทำไมบาง Account ไม่สามารถส่ง Email แบบ Send Later ได้ เพราะ ไม่มี icon รูปสามเหลี่ยมข้างหลัง คำว่า send ในปุ่ม send

ที่ผู้ใช้บางคน มองไม่เห็น icon นี้ เพราะความสามารถ Send Later นี้ไม่ได้เปิด ถ้าจะอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ ก็ต้องเปิด feature นี้ก่อนครับ ซึ่งสามารถทำได้สองจุด คือ เปิดที่ Account และอีกวิธีคือ เปิดที่ COS (Class of Service) ซึ่งการเปิดที่ COS จะเป็นการเปิดให้ Account ทก Account ที่อยู่ใน COS นั้นๆครับ

ซึ่งทั้งสองวิธีนี้ ต้องเข้าไปที่ Admin Console (https://zimbra_hostname:7071) นะครับ

ปิด/เปิด Send Later เป็นราย Account  
วิธีนี้ เป็นการปิดหรือเปิด Send Later เฉพาะบาง Account ที่เราต้องการ โดยหลังจาก login เข้าไปที่ Admin Console ทำได้ตามขั้นตอนนี้ครับ

1) ที่หน้าจอแถวด้านซ้าย เลือก Manage หน้าจอจะเปลี่ยนไปที่หน้าจอ Manage










2) ที่หน้าจอนี้ เลือก Account ที่หน้าจอด้านขวา เลือกชื่อ Account ที่ต้องการแก้ไข โดยกด double click ที่ชื่อ Account



3) หน้าจอสำหรับ Edit Account จะแสดงขึ้นมา ที่หน้าจอด้านซ้าย เลือก Features
4) ที่หน้าจอด้านขวา เลือนลงมาจนเห็นกลุ่มของ Config  ที่ชื่อ Mail Features
5) ในกลุ่ม Config นี้หาบรรทัดที่เขียนว่า Mail Send Later  ถ้าติ๊กถูก จะเป็นการ Enable อนุญาตให้ Account นี้สามารถใช้งาน Mail Send Later ได้ แต่ถ้าเราเอาเครื่องหมายติ๊กถูกออก จะเป็นการ Disable  ไม่ให้ใช้งานครับ
6) เสร็จแล้วกดปุ่ม Save (อย่าลืม)



ปิด/เปิด Send Later เป็นกลุ่มตาม COS 

    นอกจากนี้ เรายังสามารถปิดหรือเปิดความสามารถ Send Later ให้กับหลายๆ Account พร้อมๆ กัน โดยแก้ไขที่ COS หรือ Class of service  วิธีการนี้ Account ทั้งหมดที่อยู่ภายใต้ COS ที่เราแก้ไข จะถูกปิดหรือเปิด Feature นี้ พร้อมๆ กัน ซึ่งสะดวก ไม่ต้องแก้ทีละ Account ครับ   

    ส่วนวิธีการ หลังจากเข้า Admin Console แล้วทำตามขั้นตอนนี้ครับ

1) ที่หน้าจอแถวด้านซ้าย เลือก Configure หน้าจอจะเปลี่ยนไปที่หน้าจอ configure










2) ในหน้าจอ Configure ที่หน้าจอด้านซ้าย เลือก Class of Service ที่หน้าจอแถวด้านขวาจะปรากฏรายชื่อของ COS ที่มีอยู่ในระบบ เลือก Edit COS โดยการ double click ไปที่ชื่อ COS ที่ต้องการแก้ไข

จากตัวอย่างนี้ ผมเลือก Default COS



3) หน้าจอสำหรับ Edit COS จะแสดงขึ้นมาที่หน้าจอแถวด้านซ้าย เลือก Features
4) ที่หน้าจอด้านขวา เลือนลงมาจนเห็นกลุ่มของ Config  ที่ชื่อ Mail Features
5) ในกลุ่ม Config นี้หาบรรทัดที่เขียนว่า Mail Send Later  เลือกติ๊กถูกเพื่อ Enable หรือติ๊กออกเพื่อ Disable
6) สุดท้าย กดปุ่ม Save



ทดลอง setup ดูนะครับ มีคำถามหรือติดตรงไหน สอบถามมาทาง Thaizimbra Facebook Fanpage ได้เลยครับ


ศิวัฒน์ ศิวะบวร

Backup Zimbra กับบ้างหรือเปล่า

เป็นที่รู้ๆกันครับว่า ระบบคอมพิวเตอร์ที่มีความสำคัญกับองค์กร เราต้องมีการสำรองข้อมูลไว้เสมอ เพื่อป้องกันเหตุผิดพลาดที่เกิดขึ้น และเป็นสิ่งที่ควรทำเป็นอย่างยิ่งครับ แต่กลายเป็นว่า ระบบ Zimbra ส่วนใหญ่ไม่ได้มีการถูก backup และ Admin Zimbra เองก็ไม่ได้นึกถึง

Credit รูป LTO Tapes โดย Jon Hewitt, https://www.flickr.com/photos/viama/4514442464/

ทำไม ? หลายคนคงสงสัย .... เท่าที่ผมได้พูดคุย ส่วนใหญ่เป็นเพราะตอนเริ่มใช้ ก็แค่ลองทดลองติดตั้งให้ User ในองค์กรใช้งาน ลองไปลองมาเกิดติดใจ User มาใช้กันเยอะ พอมีคนใช้กันเยอะ เลยทำให้ผู้ดูและระบบ Zimbra ยู่งวุ่นวายกับการแก้ปัญหารายวัน (ซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวกับระบบ Email) จะรู้ตัวอีกทีว่าต้อง Backup Zimbra ไว้ก็คือตอนที่ระบบมีปัญหา ต้องการข้อมูลเก่า แต่หาไม่ได้ หรือเจ้านายหรือ User เผลอลบ email เก่าๆ ไปและต้องการกู้คืน หรือหนักกว่านั้น Hardware เกิดมีปัญหา จำเป็นต้องติดตั้ง Zimbra กันใหม่ และจำเป็นต้องมีข้อมูลเก่าๆ ด้วย

Zimbra Open Source ไม่มีระบบ Backup 
และสำหรับผู้กำลังดูและระบบ Zimbra Open Source Edition กันอยู่ คงทราบกันแล้วว่า Zimbra Open Source Edition ไม่มีคำสั่งหรือระบบที่ทำการสำรองข้อมูลใน Zimbra ติดมาให้ เป็นหน้าที่ของผู้ดูแลระบบหาวิธี Backup กันเอง
ระบบเล็ก ๆ อาจใช้วิธี stop zimbra แล้ว backup /opt/zimbra ให้เรียบร้อย แล้วค่อย start zimbra

หรือบางคนที่ติดตั้ง Zimbra บน Vmware ก็ใช้วิธี Backupของ Vmware ก็ได้ครับ
 หมายเหตุ บทความเกี่ยวข้องกับการ Backup Zimbra ผมได้เคยเขียนไปบ้างแล้ว ลองค้นหาดูนะครับ

ผมเองก็ได้พัฒนาระบบ Backup ขึ้นมาชื่อ  zHotBackup Server for Zimbra ระบบนี้เป็นเครื่อง server ต่างหากจาก Zimbra ทำหน้าที่ backup  ข้อมูล จาก Zimbra Server ผ่านทาง network (LAN/WAN) มาเก็บไว้ที่ ZHotBackup Server สามารถเลือก backup ข้อมูลทั้งหมด หรือเป็นช่วงเวลาได้ ตอนนี้มีลูกค้าติดตั้งใช้งานอยู่หลายที่ถ้าสนใจ ติดต่อสอบถามมาได้ครับ

ระบบผม ไม่จำเป็นต้อง Backup ???
ถึงตรงนี้ Admin Zimbra บางท่านบอกว่า หน่วยงานผม ไม่จำเป็นต้อง Backup เพราะ (เจ้านายบอกว่า) ข้อมูลไม่สำคัญ
 จากประสบการณ์ผม ตอนที่ไม่มีปัญหาอะไร มันไม่สำคัญหรอกครับ แต่ตอนมีปัญหาเกิดขึ้น สำคัญทุกที ตัวอย่างที่เกิดขึ้นและมาขอคำปรึกษาผม บ่อยๆ คือเป็นกรณีที่มี User บางคน มีการทำทุจริตในองค์กร และองค์กรเองพยายามจะหาหลักฐานมัดตัว ซึ่งก็คือ Email แต่ User ดันลบ Email ทั้งหมด และ purge ใน trash ทิ้งไปเรียบร้อยหลังจากที่รู้ว่าบริษัทสงสัย ทำให้หาหลักฐานมัดตัวไม่ได้ ติดต่อมาปรีกษาผมทาง ThaiZimbra หลายครั้ง พอผมถามว่า มีการ Backup ข้อมูล ใน Zimbra บ้างไหม ส่วนใหญ่ ก็ตอบว่าไม่ แบบนี้ผมก็ช่วยอะไรลำบากครับ

บางที่บอกว่า ระบบเราลงทุนกับ Hardware อย่างดี ไม่มีทางเสีย Disk ก็เป็น Mirror
อย่าไว้ใจระบบ Hardware นะครับว่า Disk Mirror แล้วจะอยู่ยงคงกระพันไม่มีวันตาย อ่านบทความผมเรื่อง อย่าไว้ใจ Disk Raid Mirror ดูก่อนครับ

Credit Picture: Sun StorEdge D240 by derfian : https://www.flickr.com/photos/derfian/3296639171

Backup แล้วเก็บไว้ที่ไหน 

ที่สำคัญอีกอย่าง อย่า backup แล้วเก็บไว้ในเครื่อง Zimbra นะครับ เก็บไว้อีกเครื่องหนึ่งต่างหาก หรือจะ backup ขึ้น tape , external harddisk อะไรก็ได้ เพื่อว่าถ้า Zimbra มีปัญหาทั้งเครื่อง จะได้มีข้อมูลที Backup เหลือไว้ 

บางองค์กร Backup เสร็จ ส่ง tape ไปเก็บที่อื่นเลย ก็เห็นกันบ่อย ในองค์กรทีมีมาตรฐานการทำงานครับ 

เขียน Email แนบ link ในข้อความ

จากบทความที่ผมเคยเขียนก่อนหน้านี้เรื่องการเขียน email ในรูปแบบ  HTML บน Zimbra การเขียน  email ในรูปแบบนี้ เราสามารถกำหนดให้ข้อความในเนื้อเมล์ สามารถฝัง URL เข้าไปได้ เมื่อผู้รับเปิดอ่าน email และ click ที่ข้อความที่ถูกฝัง URL ไว้ web browser จะไปที่ URL ที่กำหนดไว้ในข้อความ เหมือนกับกด link ใน web browser เลยครับ

ขั้นตอน
หลังจากกดที่  "New Message" เพื่อเขียน email จะได้หน้าจอดังรูป ต้องกำหนดให้เขียน email ในรูปแบบ html ก่อนครับ

หลังจากนั้น เขียนข้อความ ที่ต้องการ  Highlight ข้อความที่ต้องการฝัง link ปุ่ม "Insert/Edit link" ใน wysiwyg toolbar (รูปโซ่) จะสามารถกดได้ กดที่ปุ่ม เพื่อกำหนด Url

Insert/Edit link dialog box จะเปิดขึ้นมาตามรูป

เราต้องใส่ข้อมูลตามนี้ครับ

• Link URL : ใส่ URL ที่ต้องการฝังในข้อความ ต้องกำหนดให้เต็มรูปแบบนะครับ เช่น ต้องขึ้นต้นด้วย  http:// 
• Target กำหนดว่า เมีอกด link จะให้ทำอย่างไร มีได้สามตัวเลือกครับ 

• Open link in the same window 
• Open link in the new window
• Not set
• Title เป็นข้อความที่จะแสดงเมื่อผู้รับ email  นี้ วาง pointer ของ เมาส์ไว้ที่ข้อความที่ฝัง URL ไว้ 

เสร็จแล้ว กดปุ่ม Insert ครับ ข้อความที่เรา highlight ไว้ จะถูกฝัง link ไว้

หลังจากนั้น ส่ง email เหมือนปกติ เมื่อผู้รับรับ email  จะเห็น ข้อความที่ฝัง link ไว้ครับ และเมื่อกด link ก็จะเปิด web browser ไปที่ URL ที่เราได้กำหนดไว้ แต่ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับ email client ด้วยนะครับ ว่า รองรับการเปิด URL ที่ฝังไว้ในเนื้อเมล์หรือเปล่า (บางคนปิดไว้ เพื่อป้องกันในเรื่องความปลอดภัย)

ลองเอาไปใช้งานดูนะครับ

ไม่แปลกใจ ไทยครองอันดับเป็นประเทศที่ถูก hack ข้อมูล เป็นอันดับสอง

เมื่อวันเสาร์ที่ผ่านมา ผมได้อ่านข่าวไทยรัฐ  ( http://www.thairath.co.th/content/432683 ) ว่าเมืองไทย ได้อันดับสอง ที่เป็นประเทศที่ถูกแฮกข้อมูล รองจากเมกา

    ฟังดูเหมือนไม่น่าเชื่อ แต่จากประสบการณ์ที่ทำงานกับ Zimbra ผมกลับไม่แปลกใจเลยครับ มีคนมาให้ผมช่วยเหลือเรื่องโดย แฮก Zimbra เยอะมาก ผมว่าน่าจะเกินสิบ case ขึ้นนะ และยังมีมาเรื่อยๆ ที่น่าตลกคือ ครั้งแรกที่ผมสอน Class Zimbra Admin ที่เกษตร ยังไม่ทันได้สอนเรื่องป้องกันการ hack เลย ก็มีผู้เข้าอบรมมาขอให้ช่วยดูเครื่อง Zimbra ที่เค้าดูแลให้ จากการเช็ค โดนแฮกเรียบร้อยแล้ว

ปัญหาคืออะไร
     ถ้าถามผม ว่าปัญหาคืออะไร ผมว่าทั้งผู้ใช้งาน และผู้ดูและระบบชาวไทย ยังไม่ตระหนักถึงอันตรายและผลที่ตามมาเมื่อระบบที่ใช้งาน หรือดูแลอยู่ถูก hack บนระบบที่สามารถเข้าใช้งานผ่าน internet ได้ ผมยังเจอคนใช้งาน ที่ยังตั้ง password ที่เหมือนชื่อ login  หรือเลวร้ายกว่านั้นใช้คำว่า "password" เป็นรหัสผ่าน
บางคนยังบ่นว่า ทำไม่ข้อกำหนดในการตั้ง password ต้องตั้งให้ยาก มีทั้งตัวเล็กตัวใหญ่ มีตัวเลข และอักษรพิเศษด้วย ไปโวยวายเอากับผู้ดูและระบบ ....เฮ้อ

ส่วนด้านผู้ดูและระบบ หลายคนก็ไม่น้อยหน้าผู้ใช้ พอเห็นเป็น Open Source Software ไม่ต้องซื้อ พอ search internet หาบทความที่บอกวิธีการลงเจอ ลงได้ ให้ user ในบริษัทใช้งานได้ คิดว่าจบแล้ว ไม่ค้นคว้าหาความรู้ต่อ รู้ตัวอีกที่ โดน hack ไปแล้ว โดนเจ้านายด่า โดน user ด่า แล้วมานั่งเซ็ง แบบนี้ต้องโทษตัวเองครับ
แล้วดูเหมือนข้อมูลที่หาเจอใน  internet จะสนับสนุนให้เป็น แบบนี้เยอะซะด้วย บอกแต่วิธีการลงซะเป็นส่วนใหญ่ ความรู้หลังจากนั้น ก็ตัวใครตัวมัน

นี่เป็นเหตุผล ที่ผมไม่เคยมีบทความเรื่องการติดตั้ง Zimbra  ใน ThaiZimbra อยู่เลย เพราะมีกันเยอะแล้ว ผมเขียนเรื่องอื่นๆที่ไม่เคยมีใครพูดถึง ซึ่งมีอยู่เยอะมาก ดีกว่า

ถ้าทำได้แค่ลงระบบ อย่าเรียกตัวเองว่า ผู้ดูและระบบ หรือ System Administrator เลยครับ เรียกตัวเองว่า ผู้ติดตั้งระบบ หรือ System  Installer น่าจะเหมาะกว่า

ถ้าเป็น System Admin แล้วจะแก้หรือป้องกันยังไง 
อันดับแรก อย่าชล่าใจ คิดว่าเราเป็นองค์กรเล็กๆ ไม่ใช่ เพนตากอน ไม่ใช่นาซ่า คงไม่มีใครอยาก hack หรอก hacker มันไม่สนหรอกครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการ hack ระบบ mail server ไว้ส่ง spam มันเอาปริมาณเข้าว่า ยิ่งเยอะยิ่งดี

ข้อที่สอง หาทางป้องกัน โดย
หาความรู้เพิ่มเติม  อย่างน้อย บทความที่ผมเขียนใน ThaiZimbra เกี่ยวกับเรื่องความปลอดภัย มีเยอะแยะ ไปหาอ่านดู ถ้าหาไม่เจอ ถามผมได้ (ยินดีครับ อันนี้ฟรี ไม่คิดเงิน)

• ไปอบรม  บางคนบอกขี้เกียจอ่าน อ่านแล้วก็ไม่ค่อยเข้าใจ ติดปัญหาไม่รู้จะถามใคร  Class ผมมีสอนสอดแทรกเรื่องความปลอดภัยอยู่ในเนื้อหา ถามคนที่เคยไปอบรมมาได้ Class หลังๆ ยิ่งมีกรณีศึกษา และวิธีป้องกันเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ 
• จ้างผู้เชื่ยวชาญมาช่วยดูแล   Admin บางคนบอกไอ้สองข้อที่ผ่านมา ก็รู้ แต่ไม่มีเวลาเลย งั้นลองคุยกับเจ้านายดูครับ outsource จ้างคนที่เชื่ยวชาญมาช่วยดูให้ ดีกว่ารอวันเกิดปัญหา (และถูกด่า) อย่ามีอัตตาครับ ทำไม่ได้ เกินความสามารถ จ้างเค้าเอา  ถ้าทำได้แล้วบริษัทขึ้นเงินเดีอนให้ ก็ ok ครับ แต่ถ้าทำได้แล้วก็งั้นๆ แต่ทำผิดแล้วถูกด่า โยนงานให้คนอื่นที่เชียวชาญทำดีกว่าครับ  ให้เค้าโดนด่าแทน ( ที่จริงงาน Outsource ดูแลแก้ปัญหาระบบ ผมรับทำอยู่ครับ เป็นงานหลักของผมเลย) 
•  เปลี่ยนงาน หรือหาอาชีพใหม่ ถ้าทุกข้อที่ผมแนะนำ ทำไม่ได้ แปลว่าบริษัทที่ทำอยู่ ไม่สนับสนุนการทำงาน ไม่เหมาะกับคุณ ผมแนะนำให้ลาออกไปหางานที่ดีกว่า  หรือถ้าคิดว่าไปบริษัทไหนก็เจอปัญหาเดิม แก้ไม่ตก ผมแนะนำให้เปลี่ยนอาชีพไปเลย  อย่ามาดูและระบบคอมเลยครับ มันคงไม่เหมาะกับตัวคุณ ผมเห็นหลายคน ทำเหมือนที่ผมบอก ได้ดิบได้ดีไปเยอะแล้ว (จริงๆ นะ)

ลองคิดทบทวนดูและกันนะครับ ผมทำได้ดีที่สุดคือแนะนำและเตือนคุณ ที่เหลืออยู่ที่ตัวคุณเองแล้วหละครับ

หมายเหตุ เนื้อหาในบทความนี้ อาจจะไปจี้ใจดำบางท่าน ต้องขออภัย แต่ผมตั้งใจติเพื่อก่อจริงๆ ครับ ผมไม่อยากให้ระบบ Zimbra ที่ตั้งโดยคนไทย เป็นเป้าหมายหลักของ hacker หรือ spammer มันเสียชื่อคนไทยครับ

รู้หรือไม่ ตามกฏหมาย เราต้องเก็บ Log ของ Zimbra ไว้ 90 วันย้อนหลัง

ตามหัวข้อที่ผมจั่วไว้ครับ ทีมาที่ไป ก็เนี่องมาจากในปี 2550 มีการประกาศ พรบ. คอมพิวเตอร์ ออกมา ซึ่งมีส่วนที่เกี่ยวข้องกับ Mail Server ด้วย และจากประสบการณ์ที่ผมได้เป็นวิทยากรอบรม Zimbra Adminstration ให้กับบุคคลทั่วไปหลายรุ่น พบว่า ผู้ดูแลระบบ Zimbra มือใหม่หลายๆ ท่าน ไม่ทราบเรื่องเกี่ยวกับ พรบ. คอมพิวเตอร์ มาก่อน  ประกอบกับที่ผมมีประสบการณ์ในการติดตั้งระบบเก็บข้อมูลตาม พรบ. คอมพิวเตอร์ เลยคิดว่าจะดีกว่า ถ้าได้เผยแพร่ข้อมูลให้กับคนอื่นๆที่ไม่ได้มาอบรมกับผมให้ทราบด้วย

พรบ.คอมพิวเตอร์
ตามที่บอกไว้ครับ เมื่อประมาณปี 2550 ได้มีการประกาศ พรบ. คอมพิวเตอร์ออกมา มีเนื้อหาเยอะแยะมากมาย  แต่เนื้อหาคร่าวๆที่เกี่ยวข้องกับพวกเราเหล่าผู้ดูแลระบบก็คือ องค์กรหรือหน่วยงานในไทย ถ้ามีการติดตั้งระบบต่อไปนี้เชื่อมต่อกับ Internet ภายนอกองค์กร

1. Web Server
2. Ftp Server
3. Email Server
4. ให้บริการใช้งาน  Internet

ต้องมีการเก็บข้อมูลการจราจรทางคอมพิวเตอร์ระหว่างระบบดังกล่าวกับ Internet ภายนอกองค์กรด้วย (ผมจะขอเรียกข้อมูลที่ต้องจัดเก็บว่า log ละกัน)

ตอนนั้นเป็นที่ฮืออาในวงการมากเพราะ หน่วยงานต่างๆ ต้องจัดเก็บข้อมูลกันเอง (อยู่เฉยๆ ก็มีงานให้ทำ  แถมเผลอๆ ต้องเสียเงินด้วย )ไม่ทำก็ถือว่าผิดกฏหมาย ถ้าพบว่าไม่ได้มีการเก็บ Log ตาม พรบ. ไว้ ก็ถูกปรับหลักแสน
ข้อมูลหรือเอกสารออกมาเป็นภาษากฏหมาย
ข้อสุดท้ายเนี่ยแหละครับสำคัญ ให้คนในวงการไอทีอ่านภาษากฏหมาย อ่านไปแล้วห้ารอบยังงงๆ ก็ยังไม่รู้ว่าจะต้องทำ (สารภาพเลยก็ได้ครับ ผมอ่านได้ไม่ถึงครึ่งก็เลิกแล้ว)  มีการจัดสัมมนากันไปหลายรอบสิบรอบ โดยหน่วยงานต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน จนสุดท้าย ถึงได้ข้อสรุปกันเองแบบไม่เป็นทางการ
จากข้อมูลข้างต้นจะเห็นว่าส่วนที่เกี่ยวข้องกับ Zimbra โดยตรง ก็คือ ส่วนของ Email Server ดังนั้น ในบทความนี้ผมจะขอพูดถึงเรื่องของ พรบ.ที่เกี่ยวข้องกับ Email Server เท่านั้นครับ

ทำไมต้องจัดเก็บ
เหตุผลที่ต้องจัดเก็บ ก็เพื่อในกรณีที่มีเรื่องทางกฏหมายหรืออาชญากรรมที่เกี่ยวข้องกับการรับส่ง Email ทางราชการสามารถสืบค้นและมีหลักฐานว่าบุคคลได้รับหรือส่ง Email ที่เกี่ยวข้องกับคดีนั้นๆ

ต้องเก็บข้อมูลอะไรบ้าง

• ในการเก็บ log ของ Email Server ตามพรบ. นี้มีข้อมูลที่ต้องจัดเก็บคือEmail address ข้อผู้ส่ง และ Email address ของผู้รับ
• เวลาที่ระบบ Mail Server ส่งหรือรับ Email
• Email ID หรือ Message ID
• IP Address ของเครื่องที่รับและส่ง Email

และเนื่องจากระบบนี้ต้องเก็บเวลาที่มีการรับส่ง Email ด้วย ในพรบ.ได้กำหนดไว้ว่าเวลาในระบบ Email Server ต้องมีการตั้งให้ตรงกับเวลามาตรฐานซึ่งผิดเพี้ยนไม่น้อยกว่าเวลาที่กำหนด ซึ่งสรุปเป็นภาษา IT ว่าคงต้องทำการ Synchronize เวลาในเครื่อง Email Server กับ Time Server มาตรฐานที่มีอยู่ โดยทั่วไปจะผ่านทาง NTP (Network Time Protocol)

แต่อย่างไรก็ตามใน พรบ. ไม่ได้พูดถึง Format หรือรูปแบบข้อมูลที่ต้องจัดเก็บ ซึ่งในวงการสรุปกันว่า เก็บยังไงก็ได้ขอให้ดึงข้อมูลกลับมาได้และได้ข้อมูลตามที่กฏหมายกำหนดละกัน (555...)

จัดเก็บอย่างไร
ตาม พรบ.คอมพิวเตอร์ logทั้งหมดจะต้องถูกจัดเก็บไปไว้ที่ Centralized Log Server ซึ่งเป็นเครื่อง Server สำหรับเก็บ log โดยเฉพาะ และมีข้อกำหนดตามนี้ครับ

ต้องจัดเก็บข้อมูลย้อนหลัง ไว้ไม่ต่ำกว่า 90 วันย้อนหลัง และสามารถจัดเก็บได้มากกว่านี้ ถ้ามีการร้องขอจากทางราชการ  แต่ไม่เกิน 1 ปี
ข้อมูลที่จัดเก็บ จะต้องไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้  และต้องสามารถตรวจสอบและยืนยันได้ว่า ข้อมูลนั้นถูกต้อง
ผู้ดูแลระบบ จะต้องไม่สามารถเข้าไปแก้ไขหรือดูข้อมูลได้  โดยผู้ที่จะเข้าไปดูข้อมูลได้ ต้องเป็นเจ้าหน้าที่ ที่ตามกฏหมายอนุญาตเท่านั้น
นั่นแสดงว่า ตามกฏหมาย ไม่ใช่แค่เก็บ log ไว้ใน Email Server ไว้ย้อนหลัง 90 วันเท่านั้นจะพอนะครับ ต้องเก็บไว้ที่เครื่อง Centralized Log Server อีกตัวซึ่งต้องเป็นไปตามข้อกำหนดข้างต้นด้วย

บทปรับถ้าไม่มี log ตามพรบ. คอมพิวเตอร์
ไม่รู้ว่าเป็นเรื่องดีของเหล่าผู้ดูแลระบบหรือเปล่าเพราะ พรบ. นี้บอกว่าถ้าองค์กรใดถูกตรวจพบว่าไม่สามารถให้ข้อมูลตามที่ พรบ. ได้พูดถึงไว้ ถ้าถูกตรวจพบ ผู้รับผิดชอบตามกฏหมายคือ Managing Director หรือตำแหน่งที่เทียบเท่า (ไม่เกี่ยวกับเจ้าหน้าที่ IT หรือแม้แต่ IT Manager) จะโดนปรับก่อนเลย 5 แสนบาท  และถ้ายังไม่สามารถให้ข้อมูลได้ในวันต่อๆไปที่ทางการร้องขอ โดนปรับอีกวันละ 5,000 บาท
แต่อย่างไรก็ตามถ้า MD โดนก็ไม่แน่นะครับว่าพวกเราเหล่า Mail Server Admin จะไม่โดนหางเลขจาก MD ในข้อหารู้แล้วทำไมไม่บอก หรือทำไม่ไม่รู้ ดังนั้น คำแนะนำของผมก็คือ วันนี้ คุณรู้แล้ว บอกให้เจ้านายคุณทราบไว้ ซะเค้าจะอนุมัติให้เราจัดเก็บข้อมูล ตาม พรบ. นี้หรือเปล่าเป็นเรื่องของเขา

แล้วเราต้องทำอะไรกับ Zimbra Server
ในส่วนของ Zimbra Server  มีเรื่องทีต้องทำสองเรื่องใหญ่ๆ คือ

1) ส่ง log ที่มีข้อมูลการรับส่ง Email ตามกฏหมาย ไปยัง Centralized Log Server
2) ต้อง synchronize เวลาของเครื่อง ให้ตรงกับเวลามาตรฐาน

ในครั้งถัดไปผมจะพูดถึงการ setup  Zimbra Server ให้สามารถส่ง log ของ email ไปยัง Centralized Log Server ตามข้อ 1  ครับ ว่าต้องทำอย่างไรบ้าง

ในระหว่างนี้ถ้ามีคำถาม เกี่ยวกับ พรบ. คอมพิวเตอร์ สอบถามผมมาได้ครับ หรือใครต้องการตัว พรบ. ตัวจริงไปอ่านฆ่าเวลา ขอมาที่ผมได้ครับ email มาที่ siwat@xsidekick.com ผมมีเก็บไว้อยู่

เจอกันในบทความหน้าครับ

Sender_bcc เพิ่ม bcc ใน email ที่ส่งแบบอัตโนมัติ

ผมเคยได้รับคำถาม ผ่านทาง ThaiZimbra ว่าจะทำอย่างไร ว่าให้ email ที่ถูกส่งออกจาก Zimbra Server ใส่ BCC (Blind Carbon Copy) ให้โดยอัตโนมัติ  ซึ่งเราสามารถทำได้ครับ โดยสามารถกำหนดได้เป็นรายบุคคล หรือทุกๆคนใน domain ก็ยังได้

BCC คืออะไร
ก่อน จะไปถึงเรื่องการ setup ผมขออธิบายถึง BCC นิดนึงนะครับ  BCC  หรือ Blind Carbon Copy เป็นการกำหนดค่าให้กับ Email ที่เราจะส่งออก ว่าจะให้ส่งไปหาใคร (นอกเหนือจากกำหนดผู้รับใน To:)

ซึ่งดูเผินๆ คล้ายๆ กับที่เรากำหนดค่า TO: หรือ CC: ใน email นั้นแหละครับ แต่สำหรับ  BCC คนที่ได้รับ email คนอื่นๆ (คนที่มี email address อยู่ใน TO: หรือ CC:) จะไม่เห็นว่า email นี้ ถูก BCC ไปให้ email address อะไร  ซึ่งปกติ เวลาเราส่ง email ใน Zimbra หรือ email client อื่นๆ เราสามารถกำหนด email address ในส่วนของ  BCC: เองได้นะครับ แต่ในกรณีนี้ เราจะให้ Zimbra ทำให้เราโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนการ setup

1)  login หรือ su เป็น user zimbra

2)  Edit file /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc (โดยปกติ ไฟล์นี้จะไม่มีอยู่ตั้งแต่แรกนะครับ)

เขียนหรือเพิ่มบรรทัด ในรุปแบบ

sender@domain.com  bcc_dest@domain.com 

โดย sender@domain.com เป็น email address ของคนที่เราจะกำหนดให้ใส่ bcc ให้ตอนส่งออกโดยอัตโนมัติ ส่วน bcc_dest@domain.com  เป็น email address ที่เรากะว่าจะให้ bcc email ส่งไปถึง

ในกรณีที่ต้องการ ใส่ bcc ให้กับทุกคนที่ส่ง email ออก ที่อยู่ใน  mydomain.com ทำได้โดยใส่บรรทัด

@domain.com bcc_dest@domain.com 

3) แก้ไขไฟล์ /opt/zimbra/postfix/conf/main.conf  โดย เพิ่มบรรทัด

sender_bcc_maps = hash:/opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc

4) กลับมาที่ Linux command line (ตอนนี้ยัง เป็น Linux user อยู่นะครับ) เรียกใช้คำสั่ง

postmap  /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc 

5) ขั้นตอนสุดท้าย Restart postfix โดยเรียกใช้คำสั่ง

postfix reload 

หลังจากนี้ถ้ามีการส่ง email ออก โดยถ้าถูกส่งจาก email ของคน หรือ domain ที่เรากำหนดไว้ในข้อ 2)  จะถูกใส่ bcc ให้โดยอัตโนมัติ

สุดท้าย อาจจะมีคนสงสัยว่า การทำแบบนี้ จะถือว่าเป็นการละเมิดสิทธิส่วนบุคคลหรือเปล่า ผมเองก็ไม่แน่ใจครับ เพราะไม่เชี่ยวชาญเรื่องกฏหมาย
แต่เท่าที่ทราบมา ถ้าเป็นบริษัทเอกชนและ Zimbra  Server เป็นขององค์กรสามารถทำได้ครับ แต่ก่อนจะทำ ควรมีการแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรให้กับพนักงานทุกที่เกี่ยวข้องทราบ พร้อมทั้งแจ้งเหตุผล และให้พนักงานเซ็นรับทราบด้วย คิดว่าน่าจะ ok นะครับ

ช่วยด้วย !!! ลืม password ของ Zimbra Admin ทำยังไงดีครับ

มีคนถามคำถามนี้กับผมผ่านทาง ThaiZimbra  หลายครั้ง ว่าถ้าลืม password ของ account  Admin บน Zimbra จะทำอย่างไรดี

วิธีการก็ไม่ยากครับ ถ้าเราสามารถ login Linux บนเครื่อง Zimbra Server ได้  เราก็จะสามารถเข้าไปกำหนด password ของ Zimbra account ได้ใหม่ ผ่านทาง คำสั่ง zmprov ครับ

ก่อนอื่น ก็ต้อง login linux ที่เครื่อง Zimbra server เพื่อ เตรียมเข้าไปใช้งาน zimbra command line  ตามบทความนี้ครับ ซึ่งสุดท้ายเราจะ su เป็น user zimbra

เสร้จแล้ว เรียกใช้คำสั่ง zmprov setpassword  (หรือใช้ sp เป็นคำสั่งแบบย่อๆ) ซึ่งคำสั่งนี้มีรูปแบบดังนี้

อย่างการใช้งาน เช่น ผมต้องการเปลี่ยน password ของ  admin@mydomain.com เป็น "abcdef"

นอกจากนี้ คำสั่งนี้ สามารถเปลี่ยน password  ของ account อันไหนก็ได้ บน zimbra  ซึ่งเราสามารถประยุกต์ใช้ในเรื่องต่างๆ ได้อีก เช่น reset password ของทุก account ให้เป็นไปตามค่าที่กำหนด เป็นต้น 

Trusted network / วิธีกำหนดให้ Email Client บางเครื่องต้อง Authen เมื่อจะส่ง Email ผ่าน Zimbra Server

โดยปกติ องค์กรที่ใช้ Zimbra เป็น Mail Server  ถ้ามีการใช้ควบคู่ไปกับ Email Client เช่น Outlook หรือ Thunderbird  การส่ง Email ออกไปภายนอก เราจะ config ที่ Email Client โดยระบุให้ Email ที่จะส่งออก ให้ส่งไปยัง  Zimbra เป็นคนส่งต่อให้อีกทอดหนึ่ง (Relay) โดย เราต้องกำหนดที่ Config ของ Email Client  ในส่วนของ  SMTP Server ของ Email Client นั้นๆ

เพื่อความปลอดภัย เราควรจะกำหนดให้ Email Client ที่จะใช้เครื่อง Zimbra ของเรา ส่ง Email ต่อออกไปให้นั้น ต้องทำการ Authentication (ต้องระบุ user และ password ด้วย) โดยใช้ User และ Password ของ account บนเครื่อง Zimbra  การทำแบบนี้  คนภายนอก โดยเฉพาะพวกนักส่ง spam จะไม่สามารถแอบมาใช้เครื่อง zimbra ของเรา ใช้ในการส่ง email  หรือ spam ได้

แต่อย่างไรก็ตาม หลายคนอาจจะมองว่า วิธีนี้จะทำให้เกิดความไม่สดวกกับคนบางกลุ่ม เราควรจะเซตให้เฉพาะ Email Client ที่เชื่อมต่อกับ Zimbra มาจาก network ภายนอกองค์กรจะต้องทำการ Authen เพื่อส่ง Email เท่านั้น ส่วน Email Client ที่เชื่อมต่อมาจาก Network ภายในองค์กร ไม่จำเป็น เพราะมีการรักษาความปลอดภัยดีพออยู่แล้ว

เราเรียก network ที่เครื่องที่อยู่ใน network นั้น ส่ง email ออกไปยัง domain ภายนอก ผ่านทาง Zimbra ได้ โดยไม่ต้อง authentication ว่า trusted network ครับ

เราสามารถกำหนด trusted network ที่ Zimbra ให้ทำตามความต้องการข้างต้นได้ครับ

ขั้นตอนการ setup
เริ่มต้น ก็ต้อง  Login Admin Console (https://.... :7071)  ครับ

   1. จากเมนู เลือก Configure -> Servers -> เลือกชื่อ host ของ Zimbra ของเรา หน้าจอจะมาที่หน้า ตามรูป

   2. เลือก MTA
   3. แก้ไขค่า ในส่วนของ Authentication
       3.1 ) Enable Authentication ให้ติ๊กถูกตรงนี้ เป็นการกำหนดให้ Email Client ที่จะใช้ เครื่อง Zimbra ของเรา ทำการส่ง Email ต่อให้กับ Domain อื่นที่ไม่ได้อยู่ในเครื่อง Zimbra  (Relay Email) ต้องมีการระบุ User และ Password ด้วย
       3.2) TLS Authentication Only  ถ้าต้องการ authen แบบ TLS เท่านั้นคือ ระบุว่า ให้ Email Client ต้องเข้ารหัสข้อมูลที่ใช้ในการ Authen ให้กับเครื่อง Zimbra ทาง SMTP protocol ด้วย
       ถ้าเรากำหนดตรงจุดนี้ เราต้องกำหนดที่ Email Client ให้ Authen โดยใช้  TLS เหมือนกันด้วยนะครับ

หมายเหตุ ถ้า Email Client สามารถ Set up ให้ใช้  TLS Authentication ได้ ผมแนะนำให้กำหนดตรงนี้ด้วย เพราะถ้าไม่ทำ ผู้ไม่หวังดีจะสามารถแอบดู User และ Password ที่คุยกันระหว่าง Email Client และ Zimbra Server โดยดูจากข้อมูลที่วิ่งในระบบ network ได้

   4. MTA trusted network ในส่วนนี้ ใส่เฉพาะ network ที่เราต้องการให้ Email Client ที่อยู่ใน network เหล่านี้ "ไม่ต้อง Authen"  ปกติ default จะเป็น network เดียวกันกับที่ zimbra อยู่  ค่าทีใส่ จะเป็น Network ภายในขององค์กรครับ โดยจากตัวอย่างคือระบุ Network แบบ  CIDR คือ network address/subnet bit
     ถ้าในองค์กรมีหลาย Network ให้ใช้ space เป็นตัวคั่นระหว่าง Network ที่ระบุครับ

หมายเหตุ ค่า default ของ trusted network จะเป็น 127.0.0.1 และ network ที่ Zimbra server เกาะอยู่  อย่าไปเอาออกนะครับ ไม่งั้นจะ save ไม่ได้ ถ้าต้องการเพิ่ม  trusted network เพิ่มจากค่า default ที่มีมาให้ครับ

   5. เสร็จแล้วกด Save

ถ้ากำหนดตามขึ้นตอนข้างต้น Email Client ที่จะส่ง Email ออกไปยัง Email address  ที่อยู่ใน Domain อื่น นอกเครื่อง Zimbra ของเรา ถ้าอยู่ใน Trusted Network ไม่ต้อง Authen ครับ แต่ถ้าอยู่นอก Trusted Network ต้องทำการ Authen

จุดประสงค์ของการทำแบบนี้ เพื่อป้องกันไม่ให้คนอื่นทีไม่มีสิทธิใช้งาน Zimbra Server ของเรา ส่ง Email  ไปที่อื่น ซึ่งปกติคนที่ทำเช่นนี้ ต้องการส่ง spam ครับ ดังนั้น การกำหนดแบบนี้ เป็นการป้องกันมิให้คนภายนอกใช้เครื่อง Zimbra Server ของเราส่ง SPAM ซึ่งวิธีการ ส่ง Spam แบบนี้ เรียกว่า Spam Relay ครับ

ข้อจำกัดของการใช้ trusted network
1) วิธีการนี้ ไม่ป้องกันการส่ง Spam จากเครื่องใน  Trusted Network นะครับ ที่เคยเห็นก็คือ เครื่องใน Trusted Network ติด Virus หรือ Trojan ที่ทำการส่ง Spam ออกไปภายนอก  ซึ่งวิธีการนี้ ป้องกันไม่ได้
2) การใช้ trusted network จะป้องกันในกรณีที่ ใช้ zimbra เราทำ Mail Relay คือส่งต่อไปยัง domain อื่น นอกเหนือกจากที่มีในเครื่อง zimbra ของเราเท่านั้น
แต่ถ้าส่งมายัง domain ที่อยู่ในเครื่อง zimbra ของเราโดยตรง วิธีนี้ไม่ได้กันนะครับ ต้องใช้วิธีอื่น

update config บน Zimbra โดยใช้ คำสัง flushcache

ผมคิดว่าหลายๆครั้งที่พวกเราเหล่าผู้ดูแลระบบ Zimbra  เคยเจอว่า ทำไมบางทีแก้ไข config ของ  Zimbra แล้วเหมือนไม่มีอะไรเปลี่ยน  restart zimbra แล้วก็ไม่เปลี่ยน ต้องรอสักพัก
ที่เป็นเช่นนี้ สาเหตุก็เพราะ config ของ zimbra บางส่วนถูกเก็บอยู่ใน LDAP ซึ่ง ตัว LDAP เองจะอ่านข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ใน cache ของ LDAP ประเด็นคือ เมื่อเรา update config ลงไปที่ LDAP เรียบร้อย แต่ cache ของ LDAP ไม่ได้ถูก update ทันที ต้องรอสักพัก

แล้วจะทำยังไง ถึงจะสั่งให้ cache ของ  LDAP อ่านข้อมูลที่เราเพิ่งจะแก้ไขไป
บน zimbra เราสามารถทำได้ครับ โดยใช้คำสั่งของ zimbra ที่ชื่อ zmprov ครับ

ขั้นตอนมีตามนี้ครับ
1) login Linux ของเครื่อง Zimbra ของเรา โดยสุดท้ายต้องเป็น user ที่ชื่อ zimbra
สำหรับคนที่ยังไม่รู้วิธีการเข้าไปเรียกใช้ คำสั่งของ zimbra ผ่านทาง command line อ่านที่บทความนี้ครับ

2) เรียกใช้คำสั่ง flushcache ตามรูปตัวอย่าง

เท่านี้ก็เรียบร้อยครับ

ที่จริง flushcache ยังมี option อื่นๆ นอกเหนือจาก "all" ครับ ถ้าสนใจ ลองศึกษาเพิ่มเติมดูครับ

หมายเหตุ การแก้ไข config บางอย่าง ต้องการการ restart zimbra นอกเหนือจากการ flushcache นะครับ การ flushcache แต่เพียงอย่างเดียวไม่ได้รับประกันว่า Zimbra จะรับทราบถึง  config ที่เปลี่ยนไปในทุกกรณีนะครับ


ศิวัฒน์ ศิวะบวร 

Set whitelist แก้ปัญหาส่ง email domain เดียวกัน แล้วติด spam

บางคนเคยเจอปัญหาว่าส่ง Email โดยคนส่งกับคนรับ อยู่ใน domain เดียวกัน และ domain นี้ดันอยู่บนเครื่อง  zimbra ของเราเอง ซะด้วย แต่เมล์ที่ส่ง zimbra ดันคิดว่าเป็น spam ซึ่งไม่สมควรจะเป็น จะแก้ปัญหาอย่างไร

วิธีแก้ปัญหา ก็คือ ต้องบอก zimbra ว่าเมล์ที่ส่งมาจาก domain  นี้ เข้าเครื่องของเรา ไว้ใจได้ ไม่เป็น spam  ซึ่ง วิธีการนี้เรียกว่า การสร้าง white list ให้กับ domain นี้ครับ

ผมเคยเขียนบทความเรื่อง การกำหนดให้ Zimbra Block (หรือไม่ Block) Email ให้กับทุก account ใน Zimbra server ซึ่งในบทความนี้ จะพูดถึงการสร้าง white list อยู่ ใช้วิธีการเดียวกันครับ เพียงแต่ชื่อ domain ที่ใส่ไว้ใน whitelist เป็นชื่อ domain ที่อยู่บนเครื่อง zimbra ของเราแทน

ลองกลับไปอ่านดูนะครับ

Error in Database Integrity check report email

โดยปกติ Zimbra จะมีระบบตรวจสอบตัวระบบของ Zimbra เอง โดยจะส่งเป็น Email ไปหา Account ที่ชื่อ Admin เป็นระยะๆ 

แต่จะมีอยู่เรื่องหนึ่งที่น่าสนใจ คือ จะมี Email  ที่มี (Subject) หัวข้อ 

Database Integrity check report for your.domainname.com 

เนื้อหาใน E mail จะมีหน้าตาประมาณนี้ครับ 

Running /opt/zimbra/libexec/zmdbintegrityreport display the followingDatabase errors found./opt/zimbra/mysql/bin/mysqlcheck --defaults-file=/opt/zimbra/conf/my.cnf -S    /opt/zimbra/db/mysql.sock -A -C -s -u root --password=XXXXXXXXmysql.general_logError : You can't use locks with log tables.mysql.slow_logError    : You can't use locks with log tables.

ถ้าเจอ email  ที่มีข้อความแบบนี้ ส่งมาให้ admin  ก็ไม่ต้องตกใจไปนะครับ เท่าที่ผมลองค้นดู เป็น Bug ของ Mysql ครับ 

http://bugs.mysql.com/bug.php?id=30487

เท่าที่ดู Mysql เองก็รับทราบ แต่ยังไม่ได้มีแผนจะแก้ปัญหานี้ 

ที่จริงมีคนเคยถามคำถามนี้กับผมนานแล้ว เท่าทีทราบจะพบใน Zimbra V7   แต่ก็ยังมีคนถามมาเรื่อยๆครับ เลยเอามาเขียนเป็นบทความซะดีกว่า จะได้ทราบโดยทั่วกัน 

ป้องกันการถูก hack account สำหรับ Email Address ชื่อมาตรฐาน บน zimbra

photo from : hackronomicron (c) 2014 http://www.hackronomicon.com

ในองค์กรส่วนใหญ่ จะมี Email อยู่กลุ่มหนึ่งที่จะถูกเผยแพร่ออกไปในวงกว้าง เช่น

sales@mydomain.com  
support@mydomain.com
info@mydomain.com

เห็นชื่อก็คงพอเดากันได้นะครับ ว่าใช้ทำอะไร ผมเรืยก Email Address พวกนี้ว่า เป็น  Email address ชื่อมาตรฐาน ซึ่ง Email address เหล่านี้ เป็นเป้าหมายอันดับต้นๆ ของเหล่า hacker หรือ spammer ที่จะทำการเจาะระบบ หรือ hack  account

ซึ่งวิธีการ hack ก็ง่ายๆครับ ลอง login (โดยใช้โปรแกรมสำหรับ hack account) ผ่านทาง Web client  , pop3 หรือไม่ก็ imap   และโปรแกรมสำหรับ hack จะทดลองใส่ password ตาม list  ของ password ที่คาดว่าใช้กันบ่อยๆ ซึ่งเหล่า hacker จะมี เก็บไว้อยู่แล้ว

ทำไม่ hacker เลือกที่จะ hack email address  ที่มีชื่อประมาณนี้ สาเหตุก็คงเป็นเพราะ
ชื่อหาง่าย บางทีดูจาก website ของ บริษัทก็มีเขียนบอกไว้
หรือถ้าไม่บอก ก็เดาเอาก็ยังได้ ชื่อมาตรฐานอยู่แล้ว
คำถามที่ตามมาก็คือ แล้วเราควรจะทำอย่างไร กับ Email จำพวกนี้ ไม่ให้ถูก hack

วิธีการป้องกัน
สำหรับ Zimbra มีวิธีการป้องกันและแก้ไข ตามนี้ครับ

1.  อย่างสร้าง Account  บน Zimbra โดยใช้ชื่อพวกนี้ ให้สร้างเป็น Distribution List (DL) แทน และให้ Forward email ที่ถูกส่งถึง Email Address  เหล่านี้ ไปยัง Email Address ของผู้ที่รับผิดชอบแทน
    สาเหตุที่เราทำแบบนี้ เพราะ บน Zimbra เราไม่สามารถใช้ชื่อ DL ในการ Login ได้ครับ ดังนั้น เราไม่ต้องกังวลเรื่อง password จะเดาได้ง่ายหรือเปล่าด้วย เพราะยังไงก็ login โดยใช้ DL  ไม่ได้อยู่แล้ว

2. อย่างสร้าง Alias Email โดยใช้ชื่อพวกนี้ เพราะใน Zimbra  เราสามารถ Login โดยใช้ Alias แทนชื่อ Account ได้ด้วย แต่เรา Login โดยใช้  DL ไม่ได้

สำหรับในข้อ 1 คือการใช้ DL จะมีข้อดีคือ เราสามารถ Forward Email ที่ถูกส่งมาถึง Email Address เหล่านี้ ไปยังหลายๆ คนได้ด้วย และเรายังสามารถ เปลี่ยน Email Address เป้าหมายที่จะ forward ไปได้ โดยไม่ต้องยุ่ง กับ Account เป้าหมาย

Side Effect ที่เกี่ยวข้องกับ Failed Login

นอกจากนี้ บางองค์กร แก้ปัญหา hacker พยายาม login โดยการเดา password  โดยกำหนด  Failed Login Policy ว่าถ้ามีการ login ผิดติดกัน แล้วระบบ จะ Lock ไม่ให้ login ได้ชั่วคราว ต้องให้ Admin ปลด lock

ถ้าเรากำหนดให้ Email Address  ชื่อมาตรฐานเหล่านี้ใหั Login ได้ และมีคนพยายามจะ hack account พวกนี้ ถึงแม้จะเดา password ไม่ถูก แต่  account ที่มีชื่อมาตรฐานเหล่านี้ จะถูก lock ตาม policy ที่เราตั้งไว้บ่อยมาก เป็นที่น่ารำคาญ เพราะทำให้วันๆ Zimbra Admin  ไม่ต้องทำอะไร คอยตามปลด lock ซึ่งเกิดจากฝีมือของ hacker

ซึ่งในกรณีนี้ การแก้ปัญหา โดยใช้ DL แทน ก็ช่วยได้เหมือนกันครับ

หวังว่าคงได้ประโยชน์ จากบทความนี้กันนะครับ

ความสามารถ Autocomplete รายชื่อคนที่จะส่งถึงใน Zimbra

สำหรับคนที่ใช้  Zimbra Web Client และ Zimbra Desktop  เคยสังเกตุไหมครับว่าเวลาที่เรากำลังจะป้อนชื่อผู้รับ (TO: หรือ CC:) ในระหว่างที่กำลังเขียน email  Zimbra จะช่วยหารายชื่อที่ใกล้เคียงกับที่เราได้พิมพ์ลงไปแล้วให้ด้วยเราได้พิมพ์ลงไปแล้วให้ด้วย

ลองดูรูปตัวอย่างครับ

จากรูปผมกำลังจะเขียน email ระหว่างที่กำลังป้อนชื่อผู้รับ โดยผมป้อนแค่ ch ในช่องหลังปุ่ม TO:
เท่านั้น   Zimbra จะเปิดหน้าต่างเล็กๆ แสดงรายชื่อของคนที่มีชื่อ หรือ นามสกุล หรือ email address ขึ้นต้นด้วย "ch" ที่อยู่ในรายชื่อที่เก็บไว้ในระบบ ความสามารถนี้ เราเรียกว่า autocomplete


Zimbra หารายชื่อจากที่ไหน
โดยปกติ Zimbra จะค้นหารายชื่อเพื่อทำ autocomplete ที่จากสองแหล่งคือ

1) ข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ใน address book ของ account ของเรา  บน Zimbra
2) ข้อมูลของ account อยู่ใน domain เดียวกันในเครื่องของเรา

จากรูปตัวอย่าง account  ของผม อยู่ใน domain ที่ชื่อ xzimbra.com มันเลยคนหาเฉพาะ account xzimbra.com ในเครื่อง
สำหรับข้อ 2) เป็นกรณีปกติ (default) แต่ถ้าในเครื่องมีหลาย domain และเราต้องการให้ทำ autocomplete ข้าม domain  กันได้ ก็สามารถทำได้ครับ แต่ต้องมีการ setup เพิ่มเติม

ข้อจำกัด
1) ความสามารถนี้ จะมีก็ต่อเมื่อ ใช้ Web Client ของ Zimbra หรือ ใช้ Zimbra Desktop เป็น Email Client เท่านั้นนะครับ สำหรับคนที่ใช้ pop3 หรือ imap client อื่นๆ  ต่อกับ zimbra เพื่อใช้งาน จะไม่สามารถ  autocomplete จากรายชื่อ account ที่อยู่ใน domain เดียวกัน บนเครื่อง zimbra ได้ครับ

2) บางครั้งผมเจอว่าในกรณีที่เครื่อง PC ที่ต่อใช้งาน Zimbra ช้า หรือ ตัว Network ระหว่างเครื่อง  PC  กับ  Zimbra Server ไม่เร็วพอ การทำ autocomplete จะช้าครับ คือต้องรอนานกว่า Zimbra จะ list รายชื่อมาให้แบบรูปตัวอย่าง

ลองทดสอบและใช้งานดูนะครับ

ทำไม่ add account ใน zimbra แล้ว หาชื่อไม่เจอเวลาจะส่ง Email (Force Galsync Update)

มีคำถาม ถามเข้ามาเยอะครับ ว่าเวลาเราเพิ่ม account ใหม่เข้าไปใน zimbra แล้ว  หลังจากนั้น ถ้าเราพยายามหาชื่อ account ที่เพิ่งถูกเพิ่มเข้าไปในระบบนี้  โดยกดที่ ปุ่ม TO: หรือ CC: หรือ autocomplete (ป้อนชื่อบางส่วน แล้ว zimbra จะ list ชื่อที่เป็นไปได้ให้) ในหน้าจอที่เราเขียน email   ทำไมไม่เจอทันที ต้องรอพักใหญ่ๆ (มีคนเคยสังเกตุว่า ประมาณสี่ชั่วโมงหลังจากที่ add account ไปแล้ว)

ที่เป็นอย่างนี้ก็เพราะ เวลาผู้ใช้ หา list ของ email account ในระบบผ่านทางวิธีการข้างต้น มันจะไม่ได้ไปหาในส่วนที่เก็บข้อมูลของ account ของ  Zimbra โดยตรง แต่จะไปหาที่ข้อมูลอีกที่หนึ่งที่เรียกว่า galsync account  โดย galsync account นี่จะ sync กับรายชื่อ account ของ zimbra เป็นช่วงๆ

ที่ zimbra ต้องทำอะไรยุ่งยากแบบนี้ ผมเดาว่า เพื่อให้การทำงานเวลาที่ user หารายชื่อ โดยใช้วิธีการที่กล่าวมา เร็ว และไม่กิน performance โดยรวมของเครื่อง Zimbra server

ที่นี้บางคนอาจจะยังวัยรุ่น (ใจร้อน) อยากจะ add account ปุ๊บ user หาเจอปั๊บ ก็ทำได้ครับ แต่ต้อง command line เท่านั้นนะจ๊ะ

เริ่มต้นด้วยการ Login linux และ switch user เป็น  zimbra  สำหรับขั้นตอน ดูตาม<a href="http://thaizimbra.blogspot.com/2014/01/zimbra-command-line.html">บทความนี้</a>

หลังจาก login และ switch user เป็น zimbra แล้ว ใช้คำสั่ง  zmgsautil

zmgsautil forceSync -a galsync_account -n datasource_name


แทนค่าของ galsync_account กับ datasource_name  โดยดูจากข้อมูลของ Domain ซึ่งสามารถดูได้ จาก Admin console ตามขั้นตอนนี้ครับ

1) Login Zimbra Admin Console (https://.... :7071)
2)  Configure >> Domain
3) เลือก ชื่อ Domain
4) Edit Domain โดย double click ที่ชื่อ โดเมน
5) เลือก GAL จะเห็นหน้าจอ ตามรูป
6) ดูที่กรอบที่หัวข้อเขียนว่า  Gal Account  แล้วดูที่บรรทัด
GAL sync account name กับ  Datasource name for internal GAL

หมายเหตุ
1) แต่ละ domain ใน zimbra จะมีค่า GAL sync account กับ Datasource Name ไม่เหมือนกันนะครับ ของใครของมัน
2) ปัญหา รายชื่อ ใน galsync ไม่ update ทันที่นี้  จะเป็นกับ resource account (เช่น Device หรือ Meeting room) ใน zimbra ด้วยครับ

Zimbra Tag ตอนที่ 3: การติด Tag และการลบ Tag ให้กับ Email

บทความก่อนหน้านี้  ผมได้พูดถึงการสร้าง tag ใหม่ ใน Zimbra ถึงตอนนี้ ผมจะบอกถึงวิธีการใช้งาน tag ซึ่งจะประกอบไปด้วย การติด tag และการลบ tag ครับ

ขั้นตอนการติด tag
วิธีที่ 1 :จากเมนู
1) ใน mail tab เลือก email ที่ต้องการติด tag
2) คลิ๊กเมาส์ปุ่มขวา เพื่อเปิดเมนู
3) เลือก Tag Message
4) เลือก Tag ที่ต้องการติด

วิธีที่ 2 : Drag and Drop
ลาก tag จากช่อง Tags ใน Overview Pane ทางด้านซ้ายของจอ ไปวางที่ email ที่ต้องการติด tag
ในช่อง Content Pane หรือที่เรียกกันว่า drag and drop

หมายเหตุ:  email หนึ่งฉบับ เราสามารถติดหลายๆ  tag ได้ครับ

สำหรับท่านที่ไม่รู้ว่า Overview Pane , Content Pane คืออะไร อ่านบทความเก่าของผมเรื่องการเปลี่ยนมุมมองใน Mail Tab ได้ครับ มีอธิบายไว้

ขั้นตอนการลบ tag ที่ถูกติดไว้ 
วิธีที่ 1 : จากเมนู
วิธีการในขั้นตอนที่ 1-3 จะเหมือนกันการติด tag จากเมนูครับ จะแตกต่างในขั้นตอนที่
4) คือเลือก  Remove tag แทน


หมายเหตุ: ในกรณีที่ email นั้นมีหลาย tag เราสามารถเลือกลบ บาง tag ได้ครับ
โดยตัวเลือก Remove tag จะมีเครื่องหมายสามเหลี่ยมอยู่ ซึ่งถ้าวางเมาส์ที่ Remove tag จะมี
เมนูย่อยเปิดออกมาอีกชั้น ให้เราเลือกจะลบบาง tag  หรือลบทั้งหมดได้ครับ


วิธีที่ 2 : ลบ จาก Email
วิธีนี้ เมื่อเราเปิด  Email ขึ้นมาอ่าน ใน Reading Pane หรือ double click เพื่อเปิด email ใน tab ใหม่
จะเห็นบรรทัด ที่แสดง tag ของ email นี้ (Tags) เราสามารถกด เครื่องหมายกากบาทหลังชื่อ Tag เพื่อลบ tag ได้ครับ

ตอนนี้เราติด tag ให้กับ  Email ตามที่ต้องการได้แล้ว ต่อไปเราจะมาดูวิธีเลือกดู email ที่ถูกติด tag
ผมขอเป็นบทความหน้าก็แล้วกันนะครับ

แจ้งข่าว zimbra 7 และ zimbra 8 ครับ มีช่องโหว่ถูก hack ได้ครับ

เหตุด่วนเหตุร้าย สำหรับผู้ดูและระบบ (และผู้ใช้)  Zimbra 7 และ Zimbra 8
Zimbra ทั้งสอง version มีช่องโหว่ด้านความปลอดภัยครับ

Hacker สามารถจะ Hack เข้า Zimbra ผ่านทาง Admin console ได้ ซึ่งทำให้ได้สิทธิ  เป็น Admin user ของ zimbra
สร้าง Admin Account ขึ้นมาเองก็ได้ครับ

ระบบที่มีช่องโหว่ 
Zimbra 7 version ก่อน 7.2.3
Zimbra 8 version  ก่อน 8.0.3

จากข้อมูลที่ได้ ไม่ว่า จะ Run Zimbra 7 หรือ 8 บน CentOS  หรือ Ubunto จะมีช่องโหว่นี้ทั้งหมดครับ
ส่วน Zimbra version  5,6 ไม่มีรายงานว่ามีช่องโหว่ครับ

การป้องกันเบื้องต้น
ปิด Port ของ Web Admin Console  (โดยปกติจะเป็น TCP  Port 7071) ไม่ให้สามารถใช้งานจาก Internet  หรือ Network ภายนอก

โดยอาจปิดที่  iptable ของ Linux  หรือ firewall

การแก้ไขถาวร 
Zimbra คาดว่าจะออก patch  มาช่วงกลางเดือนนี้ แต่ถ้าไม่สามารถรอได้
ให้ upgrade Zimbra 7 และ 8 เป็น release ล่าสุด
สำหรับ Zimbra 7  upgrade เป็น 7.2.2 หรือ version ที่สูงกว่า
สำหรับ Zimbra 7  upgrade เป็น 8.0.3 หรือ version ที่สูงกว่า

หมายเหตุ
อย่าประมาทเป็นอันขาดนะครับ จะทำอะไรก็รีบทำ ป้องกันไว้ก่อน  เพราะตัวโปรแกรมที่ใช้ hack สามารถหาได้ใน Internet แล้ว  และช่องโหว่นี้ถูกพบว่าประมาณเดือนนึงแล้ว(ตังแต่ ธันวาคมปี 2556) คาดว่ามีคนโดนไปแล้ว ช้าไปจะไม่ทันการ

มีคำถาม ติดต่อผมได้นะครับ ไม่ต้องเกรงใจ (ผมกลับมาทำงานแล้ว)
แชร์ข้อมูลนี้ได้เลยนะครับ ไม่ต้องขออนุญาติผม กระจายข่าวไปให้กว้างที่สุด เพื่อป้องกันอันตรายที่อาจจะเกิดขึ้น

ต้องขอขอบคุณ คุณปิตุรักษ์ รอดโต ที่แจ้งข่าวมาครับ

ศิวัฒน์ ศิวะบวร

Zimbra Tag ตอนที่ 2 : การสร้าง Tag ใหม่

ในบทความก่อนหน้านี้ ผมได้พูดอธิบายถึงเรื่อง tag ใน Zimbra ไปกันแล้ว ในบทความนี้ผมจะพูดถึงการสร้าง tag ใหม่ใน Zimbra กันครับ

โดยปกติ เวลาเราสร้าง account ใน Zimbra ขึ้นมาใหม่ จะไม่มี tag มาให้นะครับ เราต้องสร้างเอง วิธีการสร้างมีดังนี้ครับ

ขั้นตอนการสร้าง tag
1) ไปที่ ในหน้าจอด้านซ้าย (Overview Pane)  หาส่วนที่เขียนว่า Tags
2) สร้าง tag โดย
    2.1) คลิ๊กเมาส์ที่รูปเฟือง เพื่อเปิดเมนู
    2.2) เลือกหัวข้อ New Tag

3) หน้าจอ New Tag จะเปิดขึ้นมา
    3.1) ป้อนชื่อ tag
    3.2) เลือกสี tag ตามที่ต้องการโดยกดที่เครื่องหมายสามเหลี่ยม (ตามรูป) เพื่อเปิดเมนูเลือกสี

4) กดปุ่ม Ok เพื่อบันทึก tag ที่เราได้กำหนดค่า

เมื่อ tag ถูกเพิ่มเรียบร้อย เราจะเห็น tag ใหม่ อยู่ในช่อง Tags ในส่วนของ Overview Pane ตามรูปครับ

ในครั้งหน้า ผมจะพูดถึงการกำหนด tag ให้กับ email ครับ

Zimbra Tag ตอนที่ 1 : Tag ใน Zimbra คืออะไร

Email Client/Server อื่นๆ ทำอะไรได้  Zimbra ก็ทำได้ ดูเหมือนจะเป็นคำกล่าวที่เกินจริง แต่ส่วนตัวผม จากประสบการณ์ที่ต้องดูและระบบ Zimbra ให้กับลูกค้า ดูเหมือนจะเป็นอย่างนั้นจริงๆครับ ขึ้นอยู่ว่า คุณรู้หรือไม่ว่า Zimbra ทำได้ และ รู้หรือเปล่าว่าจะใช้งานได้อย่างไร

พอพูดถึงเรื่องความสามารถของ Zimbra มีอีกอย่างหนึ่งซึ่ง Zimbra ทำได้ แต่ไม่ค่อยมีคนรู้หรือใช้กัน  คือการติด tag ครับ

Tag ใน Zimbra คืออะไร 
แปลตรงๆก็แปลว่า ป้าย ครับ  เราจะติดป้ายให้กับ email ,  appointment,  contact และ task    ที่มีอยู่มากมายใน account ของเรา เพื่อสะดวกในการแยกแยะ

ตัวอย่างเช่น สร้าง tag ว่า tomorrow สำหรับติด email ที่ต้องการตอบ หรือทำในวันพรุ่งนี้ เป็นต้น

ตามตัวอย่างในรูป เป็น email ที่ได้ถูกติด tag เรียบร้อยแล้ว

คุณสมบัติของ tag
ถึงตรงนี้หลายๆคนคงคิดว่า การ ติด tag เพื่อแบ่งกลุ่มของ email นั้น แตกต่างการการใช้ความสามารถอื่นของ Zimbra เช่น priority หรือ การใช้ email folder อย่างไร

ที่ผมเห็นชัดๆ ตามนี้ ครับ

1) เราสามารถสร้าง tag ได้ตามต้องการ กำหนดชื่อ/สี เองได้
อันนี้จะแตกต่าง กับ  email priority ซึ่ง มีแค่ 3 ระดับ (log, normal, high)

2) เราสามารถกำหนด tag ให้กับ email  ที่เราได้รับได้
ถ้าเป็น priority จะถูกกำหนดมาตั้งแต่ตอนนี้สร้าง email จากคนส่ง เราจะเปลี่ยนเองไม่ได้
แต่  tag เราจะเป็นคนสร้างเอง ใช้เอง

3) email 1 ฉบับ สามารถมีได้หลาย tag
อันนี้จะแตกต่างจากการแบ่งกลุ่มของ email โดย จัดเก็บแยกเข้า folder  ซึ่ง  email 1 ฉบับ จะอยู่ได้แค่ใน folder เดียวเท่านั้น

4) เราสามารถเลือกจะแสดงหรือค้นหาเฉพาะ email ที่มี tag ตามที่เราต้องการได้
จุดนี้คงจะคล้ายๆ กับการใช้ email folder ครับ

5) เราสามารถ tag   contact , appointment, task , และ โดย ใช้ tag ชุดเดียวกันได้

ในครั้งต่อไป ผมจะพูดถึงการสร้าง และการใช้งาน tag กันครับ

เปลี่ยนสี Email Folder ใน Zimbra 8

ช่วงนี้บ้านเมืองเราดูวุ่นวายร้อนแรงเหลือเกิน ผมเลยขอลดดีกรีเรื่องเกี่ยวกับ Zimbra มาเป็นเรื่องเบาๆ สบายๆ กันหน่อยครับ

สำหรับท่านที่ใช้ Zimbra 8 ถ้าใช้ Theme มาตรฐาน ถ้ารู้สึกว่าสีสรรไม่มี มันจืดๆ ไปนิด มาลองปรับสีของ Email Folder กันครับ

ขั้นตอนการเปลี่ยนสี Email Folder

1) ไปที่ Email Folder ที่เราต้องการเปลี่ยนสี คลิ๊กเมาส์ปุ่มซ้ายที่ Folder หรือกดทีเครื่องหมายสามเหลี่ยมหลังชื่อ Folder จะมีเมนูถูกเปิดขึ้นมา
2)  เลือก Edit Properties  หน้าต่าง Folder Property จะถูกแสดงขึ้นมา ตามรูป

3) กดที่เครื่องหมายสามเหลี่ยม ที่บรรทัด Color เพื่อเปิดเมนูเลือกสี
4) เลือกสีที่ต้องการ
5) กดปุ่ม OK เพื่อทำการบันทึก

เท่านี้ Email Folder ของคุณจะเปลี่ยนสีไปตามตัวอย่างนี้ครับ

หมายเหตุ ผมพบว่า Folder มาตรฐานบาง Folder และ Externel Account จะไม่สามารถเปลี่ยนสีได้ครับ