วิธีระบุความสำคัญ (Priority) ของ Email ที่ต้องการส่งใน Zimbra

บน Zimbra เราสามารถส่ง Email ไปยังผู้รับ โดยระบุความสำคัญ หรือ Priority ที่เกี่ยวข้องกับ Email ที่ส่งได้ครับ  วิธีการนี้ ผู้รับ จะเห็นว่า Email  ที่เราส่งไปมีความสำคัญแค่ไหนโดยไม่จำเป็นต้องอ่านข้อความใน Subject หรือ Email เลย   โดย Priority ที่ระบุได้ มี 3 ระดับครับ คือ

1)  High หรือสำคัญมาก แทนด้วยรูปลูกศรสีแดงชี้ขึ้น
2)  Normal หรือ ระดับปกติ  อันนี้เป็นค่า Default Priority
3)  Low หรือสำคัญน้อย แทนด้วยรูปลูกศรสีฟ้าชึ้ลง

วิธีการระบุ Priorityใน  Email ที่จะส่ง
หลักจากที่เรากดปุ่ม "New Message" เพื่อจะเขียน Email ใหม่Compose Tab จะถูกเปิดขึ้นมา
ในหน้าจอนี้  ดูที่ด้านขวาสุดของบรรทัดที่ให้เราใส่  Subject ของ Email จะเป็น drop down menu ที่ให้เลือกใส่ priority ของ email ได้ครับ

การดู priority ของ Email ที่ได้รับ
ถ้าเรากำหนดรูปแบบการแสดงผลใน Mail tab เป็นแบบ "Reading Pane On The  Right"  ในแต่ละ Email ที่แสดงอยู่ใน Content Pane (ช่องกลางที่แสดง Email  ทีมีอยู่)  ถ้า Email ที่ได้รับ มี Priority  เป็น High หรือ Low  ที่หน้า Subject จะมีเครื่องหมาย Priority ปรากฏอยู่ ตามรูปครับ

แต่ถ้าเรากำหนดการแสดงผล เป็นแบบ  "Reading Pane At The Bottom"  หรือ "Reading Pane Off" ในส่วนของ Content Pane ในคอลัมน์ ที่มีหัวข้อเป็นเครื่องหมาย ลูกศรชี้ขึ้น จะปรากฎ  รูป Priority  ถ้า Email  ที่ได้รับ มี Priority เป็น High หรือ Low เช่นกันครับ

หมายเหตุ

1. ถ้าคุณสงสัยว่า  "Reading Pane On the Right" "Reading Pane At The Buttom" คืออะไร ลองดูใน บทความเรื่อง วิธีเปลี่ยนมุมมองใน Mail Tab ของ Zimbra 8 ครับ 
2. ถ้าส่ง Email ไปยังระบบอื่น ที่ดู Email Priority ได้  คนรับจะเห็น priority ที่ส่งจาก Zimbra ได้ครับ ในขณะเดียวกัน ระบบอื่นที่ระบุ Email priority ได้ ส่งมาให้ Zimbra ก็จะเห็น priority เช่นกันครับ 

วิธีเปลี่ยนมุมมองใน Mail Tab ของ Zimbra 8

สำหรับผู้ที่ใช้งาน Zimbra 8 เราสามารถเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลใน Mail Tab ได้สามแบบครับ ก่อนจะพูดถึงเรื่องนั้น ผมขออธิบายการแบ่งหน้าจอในหน้า Mail Tab สักเล็กน้อยครับ

ในหน้า  Mail Tab  แบ่งหน้าจอได้เป็นสามส่วน ตามนี้ครับ 

1. Overview Pane เป็นส่วนที่ใช้แสดงถึง Folder ของ  Email ที่มีอยู่ 
2. Content Pane เป็นส่วนที่แสดงถึงรายการของ Email  ที่อยู่ใน Folder ที่เราเลือก Overview Pane
3. Reading Pane เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อมูล ของ Email แต่ละฉบับ ที่เราเลือกใน Content Pane

ตัวอย่าง ตามนี้ครับ 

เราสามารถปรับตำแหน่ง ของ  Content Pane กับ Reading Pane ได้ครับ โดยกดที่ปุ่ม View ที่อยู่ บริเวณมุมบนขวา 

 จากรูป จะเห็นว่ามีตัวเลือกให้เราสามแบบครับ

   1. Reading Pane At The Buttom  แบบนี้ Content Pane จะอยู่ด้านบน  Reading Pane จะอยู่ด้านล่าง (ส่วนตัว ผมชอบแบบนี้ มากกว่า Zimbra version ก่อนๆ default ก็ใช้แบบนี้ครับ

   2 . Reading Pane On the Right  Content Pane จะอยู่ตรงกลาง ส่วน Reading Pane จะอยุ่ด้านขวา (แบบนี้เป็น default ที่มากับ Zimbra 8 ครับ)

   3. Reading Pane Off แบบนี้ ส่วน Reading Pane จะหายไป ถ้าเราต้องการจะดูเนื้อหาของ Email เราต้อง  double click ที่  Email  Zimbra จะเปิด tab ใหม่ ขึ้นมาแสดงข้อมูลภายใน Email  ครับ
       แบบนี้มีข้อดีก็คือ ทำให้หน้าจอแสดง Content Pane เพื่อดู Email ที่มีอยู่ทั้งหมด ได้เต็มที่ และก็ต้องแลกกับความไม่สะดวกเมื่อเราต้องการดูเนื้อหาภายใน Email แต่ละฉบับ 

ชอบแบบไหน เลือกปรับแต่งตามสบายเลยครับ

Enable checkbox เลือก email ใน Zimbra 8

เราสามารถเปิดการใช้งาน checkbox สำหรับเลือกจัดการ email (ย้าย, ลบ ...) ทีละหลายๆ email ได้ ดังรูปตัวอย่างครับ

ปกติใน Zimbra 8  feature นี้จะถูกปิดอยู่ครับ วิธีการเปิด user สามารถทำได้เอง จาก Web Client หรือ admin เป็นคนจัดการให้ จาก Web Admin Console ครับ

วิธีการเปิดการใช้งานจาก Web Clent

หลังจากที่ user  login zimbra ผ่านทาง web client แล้ว ให้ไปที่

1) Preference tab
2) ไปที่ General
3) ดูที่หัวข้อ Other
4) ติ๊กถูกที่บรรทัด Settings: Dispaly checkboxes to quickly select items in list
5) Save (อย่าลืมนะครับ)

ถ้าจะให้ใช้งานได้ทันที่ ให้ Reload  Web Browser  ดูตัวอย่างตามรูปเลยครับ

สำหรับ Admin ถ้าต้องการ Enable feature นี้ให้กับ user  ทำได้ดังนี้ครับ

วิธิเปิดการใช้งานจาก Admin Console
 
หลังจากที่ login   Admin Console (https://....:7071)  เลือก user ที่ต้องการแก้ไข ( Manage >> Account >> เลือก Account >> Edit )

1) ไปที่ preference
2) ดูที่หัวข้อ General Options
3) ติ๊กถูกที่บรรทัด Show selection checkbox for selecting email ....
4) สุดท้าย อย่าลืมกด Save นะครับ (อยู่แถวๆ มุมบนขวาของช่องกลาง)

ถ้าต้องการแก้ใขเป็นกลุ่ม หรือทุกคน ทำได้โดยการ Edit ที COS ก็ได้ครับ หลังจากเลือก  COS แล้ว ขั้นตอนการแก้ไข จะคล้ายกับรูปด้านบนครับ

วิธีเปลี่ยนภาษาที่แสดงผลบน Zimbra (Zimbra Tips & Techniques # 16)

ผมเคยเจอปัญหาว่า ใช้ Chrome กับ Zimbra แล้วเห็นเมนูและข้อความต่างๆที่แสดงผลเป็นภาษาไทย แทนที่จะเป็นภาษาอังกฤษ พอจะเปลี่ยนก็หาไม่เจอ ไม่รู้ว่าอยู่ตรงไหน

ปกติ Default ของ zimbra จะแสดงผลตามที set ไว้ใน web browser แต่เราสามารถกำหนดการแสดงผลให้เป็นภาษาใดภาษาหนึ่งโดยเฉพาะโดยไม่เปลี่ยนตาม browser ได้ครับ วิธีนี้สามารถแก้ปัญหาเหมือนที่ผมเจอได้

สำหรับการเปลี่ยนภาษาของ ผู้ใช้ที่กำลัง login web client อยู่ มีขึ้นตอนตามนี้ครับ

วิธีเปลี่ยนภาษา จาก web client

1. ให้ไปที่ Preferences tab >> General  
2. ดูที่ Sign in Options จะอยู่ที่บรรทัดที่เขียนว่า  Language ครับ
3. จากบรรทัดนี้ เราสามารถเลือก ภาษาจาก drop down menu ได้ เสร็จแล้วก็กด  save 

แต่ถ้าจะเปลี่ยนโดยผ่านทาง Admin Console ซึ่งวิธีนี้ คนที่เป็น Admin สามารถเปลี่ยนภาษาที่ใช้แสดงผลของ user คนอื่นๆในระบบได้ด้วย มีขั้นตอนและหน้าจอแตกต่างกันนิดหน่อย ตามนี้ครับ

วิธีการเปลี่ยนภาษาจาก Admin Console 

1. Manage >> Accounts >> เลือก Account >> Edit (กดปุ่มเมาส์ขวา เพื่อเปิดเมนู) >> Preferences 
2. ดูที่ส่วน General Options ครับ บรรทัดท้ายสุดของส่วนนี้  ที่เขียนว่า Language เช่นกันครับ
3. แก้ภาษา แล้วกด Save 

 ถ้าจะให้หน้าจอเปลี่ยนภาษาที่ใช้แสดงผลทันทีแค่สั่งให้ web browser  ให้ load หน้าจอใหม่ (reload) เท่านี้ ก็จะเปลี่ยนภาษาที่ใช้แสดงผลของ Zimbra ได้ตามที่ต้องการครับ

วิธีดู Disk Quota สำหรับผู้ใช้งาน Zimbra (Zimbra Tips & Technique #15)

ก่อนหน้านี้  ผมได้พูดถึงวิธีการที่ Zimbra Admin จะดู Disk Quota ของ User ทั้งหมดไปแล้ว หลายคนอาจมีคำถามว่า แล้วถ้า User ในระบบ Zimbra อยากรู้ว่า Disk quota ของตัวเอง มีอยู่เท่าไหร่ ถูกใช้ไปเท่าไหร่ จะทำอย่างไร 

วิธีการง่ายๆ ครับ User ที่กำลังใช้งาน  Web Client หรือ Web Mail ของ  Zimbra   ถ้าเป็น Zimbra 8  สังเกตุที่มุมบนขวา ข้างๆ search bar จะมีชื่อของ Account ที่กำลัง Login อยู่ ลาก mouse pointer มาวางที่ชื่อนี้ (ไม่ต้องคลิ๊กนะครับ วางเฉยๆ) จะมี ข้อความปรากฏขึ้นมาเหมือนในรูปคตัวอย่าง  บอกว่า Quota การใช้งาน Disk ของคุณ ใช้ไปกี่ % แล้ว ใช้ไปเท่าไหร่ Quota ที่ได้รับทั้งหมดมีเท่าไร

ง่ายๆ เท่านี้เองครับ 

ZebraTray : Email Notifier ตัวใหม่ สำหรับ Zimbra

มีหลายๆท่าน สอบถามผมเกี่ยวกับโปรแกรม Email Popup Notifier

สำหรับท่านที่ยังไม่เคยเล่น โปรแกรมพวกนี้จะทำงานอยู่บน Desktop คอยตรวจดูว่า มี Email ใหม่ เข้ามาที่ Mailbox ของเราบน Zimbra หรือเปล่า ถ้ามี มีจะ Popup ขึ้นมาบอกที่หน้าจอ หรือที่ที่ Window Tray

เมื่อก่อนมีตัวนึงครับชื่อ  Zimbra Notifier  แต่หลังๆ ตัวนี้ไม่ฟรีแล้ว อีกตัวนึงที่พอไหวคือ Yahoo Browser Plus แต่เห็นมีบางท่านบอกว่าตัวนี้ติดที่ ลงบน Windows 8 ไม่ได้ ผมคิดว่า Yahoo คงเลิกทำให้ Support Zimbra แล้วครับ เพราะ  Yahoo ขาย Zimbra ไปให้คนอื่นแล้ว

มีอีกตัวที่ผมขอนำเสนอครับ ชื่อ ZebraTray  version ยังเป็น Pre Release Version อยู่เลยครับ มีข้อจำกัดอยู่ที่ มันจะเช็คเมล์ โดยติดต่อ Zimbra Server ผ่านทาง  https port 443 เท่านั้นครับ ซึ่งวิธีการติดต่อนี้จะ เหมือนกับเวลาที่เราติดต่อกับ Zimbra ทาง web browser ครับ ซึ่งถ้าใช้ Zimbra 8 การใช้งานโดยปกติ จะใช้  port นี้อยู่แล้ว แต่ถ้า Zimbra Server ของคุณ เก่ากว่า version 8 สามารถเปลี่ยนให้ติดต่อโดยใช้ https port 443 ได้ครับ ดูได้จากจากบทความเรื่อง การกำหนด Port ที่ใช้เข้าถึง web client  ที่ผมเคยเขียนไปแล้ว

ตอนนี้หน้า web ยังเป็น ภาษารัสเซียอยู่เลย แต่ไม่เป็นไรครับ Download ตาม Link นี้  ได้มาแล้วก็จัดการลงเลย ขึ้นตอนการติดตั้งไม่ได้ซับซ้อนอะไรครับ พอลงเสร็จจะมีหน้าให้ setup ตามนี้ครับ

การ Setup มีหน้าเดียวครับ ใส่ข้อมูลตามนี้

1. Server: ใส่  Hostname หรือ IP Address ของ Zimbra Server 
2. Login และ Password  ใส่ชื่อ Account และ Password เหมือนที่เรา login Zimbra นั่นและครับ  
3. ติ๊กถูกที่ Ignore SSL Errors ด้วย 
4. และถ้าต้องการให้มีเสียงเวลามีเมล์ใหม่มา ติ้กถูกที่ Sound  

เสร็จแล้ว กด OK เป็นอันเรียบร้อยครับ

จากนี้จะมีโปรแกรมชื่อ ZebraTray อยู่ที่ System Tray ของ Windows แล้วครับ ถ้ามีเมล์ใหม่มาที่ Zimbra Account เราที่ได้ตั้งไว้ จะมีข้อความพร้อมข้อมูลของ email ใหม่ popup ขึ้นมา

นอกจากนี้ เรายังสามารถกดเมาส์ขวา ที่ ZimbraTray icon ใน System Tray เพื่อดูเมล์ (View Mail) โดย โปรแกรมจะเรียก Web Browser และทำการ Login ให้  ตามข้อมูลที่เราใส่ไว้ ใน ZebraTray

ในเมนูนี้ เรายังสามารถแก้ไข Config ได้โดยเลือก Settings  ได้ด้วยครับ

ลองใช้งานกันดูนะครับ มีคำถามหรือติดตรงไหน สอบถาม ThaiZimbra ได้ครับ
สุดท้าย ต้องขอขอบคุณ น้อง Fuse  ที่ได้ช่วยทดสอบและจัดหารูปประกอบให้ครับ

วิธีดู mailbox quota ของ account ทั้งหมด (Zimbra Tips and Technique # 14)

จาก Admin Console เราสามารถขอดูได้ว่า แต่ละ Account มีการกำหนด mailbox quota ไว้เท่าไหร่ ใช้ไปเท่าไหร่ เนื้อที่ที่ใช้ไป เป็นกี่เปอร์เซนต์ของ quota ที account นั้นได้สิทธิในการใช้งาน

วิธีการ (zimbra 8 ) คือ จาก Admin console ที่เมนูด้านซ้ายของจอ เลือก

Monitor>> Server Statistics >> เลือกชื่อ Service Hostname (อยู่ box ด้านซ้ายของเมนู) >>  Mailbox Quota
จะได้หน้าจอเหมือนกับตัวอย่างในรูป

จากหน้าจอนี้ เราสามารถเรียงลำดับการแสดงผลตามข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ได้ โดยการ click ที่บรรทัดบอกชื่อของคอลัมน์ (Account, Quota, Mailbox Size, Quota Used) ถ้าเรากดซ้ำที่คอลัมน์เดิม จะเป็นการสลับการเรียง (จากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อย) วิธีการนี้สดวกดีครับ ไม่ต้องไปยุ่งกับ command line ให้ยุ่งยาก