Zimbra External Account

Zimbra มีความสามารถอีกอย่างที่น่าสนใจคือ ผู้ใช้แต่ละคน สามารถกำหนดให้ Zimbra Account ของตัวเอง สามารถดึงหรือ sync  email  ที่อยู่บน Email server เครื่องอื่นได้ (ผมขอเรียกว่า External Email Server ละกัน)  โดยใช้การติดต่อแบบ pop3 หรือ imap ซึ่งเปรียบเสมือนการทำให้ Zimbra เป็น Email Client ได้นั่นเอง 

Zimbra เรียกความสามารถนี้ว่า External Account  ครับ 

ประโยชน์ของ External Account

ข้อดีของการใช้  External Account ก็คือ ทำให้เราสามารถอ่าน Email ของเรา ที่กระจายอยู่บน Email Server ต่างๆ จาก    account ของเราบน zimbra เพียงที่เดียวครับ 

การสร้าง External Account 

สำหรับผู้ใช้งาน Zimbra ปกติ  External Account จะถูกเปิดให้ใช้งานได้อยู่แล้วครับ  วิธีการสร้าง External Account ทำได้โดยการ login ที่ web client แล้ว ทำตามขั้นตอนนี้ครับ 

1) ไปที่ Prefrerences Tab 
2) เลือก Accounts
3) กดที่ปุ่ม "Add External Account"
4) ใส่ข้อมูลของ External Account Settings ตามนี้ครับ
Email Address: Email address ที่จะใช้ส่ง email  สำหรับ External Account
Account Name: ชื่อ External Account ที่เราอยากให้เห็นบน Zimbra
Account Type: เลือกว่า จะติดต่อ โดยใช้ pop3 หรือ imap
Username of Account: ชื่อ user ที่ใช้ในการเข้าใช้  External email server
Email Server: ชื่อ host ของ External email server ที่เราต้องการอ่าน Email
Password :  password ของ account บน External Email server
Advance Account Settings :  เป็นการกำหนดการเชื่อต่อเพิ่มเติม สามารถกำหนดได้ 2 อย่างครับ
    -  Use an Encrypt Connection (SSL) when access this server :
          เป็นการกำหนดว่า ให้ใช้  pop3 หรือ imap แบบ SSL (pop3s หรือ imaps) เพื่อติดต่อกับ Server หรือไม่ ถ้าใช้ก็ติ๊กถูก
     -  Change (pop3/imap) port
          เป็นการเปลี่ยนเบอร์ port จากมาตรฐานที่ใช้ในการเชื่อมต่อ ตาม protocol ที่กำหนด ถ้าต้องการเปลี่ยน ให้ติ๊กถูกหน้าบรรทัดนี้  และระบุเบอร์ port ด้วยครับ

ปุ่ม Test เป็นการทดสอบว่า จากข้อมูลที่กำหนดใน External Account Settings   ตัว Zimbra สามารถติดต่อ กับ External email server ได้หรือเปล่า

5) ทำการบันทึก ค่าที่ตั้งไว้ โดยกดที่ปุ่ม Save ที่มุมบนซ้าย
ตอนที่เรา กดปุ่ม Save ระบบ จะทำการตรวจสอบการเชื่อมต่อ เหมือนกับที่เรากดปุ่ม Test ครับ แต่งแม้การตรวจสอบจะไม่ผ่าน แต่ Zimbra ก็จะยอมให้เราบันทึกค่าที่เราป้อนไว้ครับ แต่  External Account นี้จะไม่ทำงาน จนกว่าเราจะแก้ค่าให้ถูกต้อง และทดสอบแล้ว ผ่านครับ

ผลลัพท์ที่ได้
ถ้าทุกอย่างถูกต้อง กลับไปดูที่ Mail tab จะเห็น email folder เพิ่มขึ้นมาอีกหนึ่งอัน โดยจะมีชื่อเหมือนกับ Account Name ที่เราระบุไปตอนสร้าง External Account ครับ

ตามรูปตัวอย่างด้านล่าง  จะเห็นว่ามี email folder ของ external account ชื่อ "My gmail account" ครับ

ส่วน ตัวเลขในวงเล็บ หลังชื่อ folder จะเป็นจำนวน email ที่ยังไม่ได้อ่าน ที่อยู่ใน folder ครับ เหมือนกับ email folder ทั่วๆ ไป ถ้าสังเกตุให้ดีๆ หลังสร้าง External account ค่านี้จะค่อยๆเพิ่มขึ้น ตาม จำนวน Email ใน external account ที่ zimbra ดูด หรือ sync มาให้ครับ

ข้อควรระวัง
สิ่งที่ควรทราบก็คือ เมล์ใน External Account กินเนื้อที่ของ Account ของ user นะครับ ถ้าระบบ Zimbra ของคุณมีการจำกัด quota การใช้งาน disk อาจจะทำให้ quota เต็มได้ครับ
และในขณะเดียวกัน เมล์ใน External Account ก็กินเนื้อที่บน Disk ของ Zimbra server ด้วย ซึ่งถ้ามี user  สร้าง external account ไปยัง mail server พวก gmail หรือ hotmail ที่ให้เนื้อที่เก็บ disk เยอะๆ อาจจะทำให้เนื้อที่ disk บน Server เต็มเร็วกว่าปกติได้ครับ

วิธี Block spam mail สำหรับผู้ใช้ zimbra แต่ละคน

ผู้ใช้ Zimbra แต่ละคน สามารถระบุให้ระบบ Zimbra ไม่ให้รับ email  ที่คาดว่าจะเป็น spam mail  ตามที่ตัวเองต้องการได้ครับ วิธีการนี้จะดูจาก email address ของคนส่งเป็นหลัก

ขั้นตอนการ setup

ผู้ใช้ Zimbra ต้อง login web client เหมือนตอนที่เราจะใช้งาน Zimbra ผ่าน web ก่อนนะครับ เสร็จแล้ว ทำตามขั้นตอนนี้เลย

1)  ไปที่ Preferences Tab

2)  เลือก Mail

3)  ที่ หน้าจอคอลัมน์ด้านขวา (Content Pane) ให้เลื่อนลงมาจนเจอหัวข้อ  Spam Mail Options  ในส่วนนี้ จะเห็นว่ามีอยู่สองส่วนแยกกัน  คือ Block message from และ Allow message from

Block message from: เป็นการระบุว่า จะไม่รับ email จากใคร

Allow message from: เป็นการระบุว่า จะอนุญาตให้ รับ email จากใคร

• การระบุในช่อง Block และ Allow  นอกจากจะระบุเป็น email address ได้แล้ว ยังระบุ เป็น domain ได้ด้วยครับ ซึ่งถ้าระบุเป็น domain จะเป็นการกำหนดให้ระบบดีด email ที่ถูกส่งมาจาก address ที่อยู่ใน domain ที่ระบุทิ้งครับครับ  จากตัวอย่าง ผมระบุเป็น xzimbra.com  ซึ่งก็คือ ผมอยากให้ zimbra ดีด email ที่ถูกส่งมาจากใครตามใน domain xzimbra.com ทิ้ง 
• เราสามารถกำหนดไม่ไห้รับ email จาก domain หนึ่ง แต่เปิดให้เฉพาะบางคนได้ครับ เช่น ผมไม่อยากรับ email จากโดเมน  xzimbra.com ยกเว้นถ้าถูกส่งจาก siwat@xzimbra.com  เราจะระบุตามนี้ครับ 
• Block message from : xzimbra.com
• Allow Message from : siwat@xzimbra.com 
• การเพิ่มชื่อ email address หรือ domain ทำได้โดย ป้อนชื่อในช่อง หน้าปุ่ม Add แล้วกดปุ่ม Add 
• ส่วนการลบชือ ให้ เลือกชื่อ แล้วกดปุ่ม Remove 

4) และสุดท้าย อย่าลืมกดปุ่ม Save นะครับ เป็นอันเรียบร้อย

การทำงานของระบบ

หลังจากที่เรา setup เรียบร้อย ถ้ามีคนส่ง Email จาก Address หรือ Domain ที่เรากำหนดไว้ Zimbra จะรับ Email ไว้ แล้ว ลบทิ้งจากระบบเลยครับ email จะไม่ถูกส่งไปอยู่ใน Spam หรือ Trash Folder  ผู้ใช้ Zimbra จะไม่รู้เลยว่ามี email  ส่งมาจาก addess หรือ domain ที่ถูก block ครับ 

วิธีระบุความสำคัญ (Priority) ของ Email ที่ต้องการส่งใน Zimbra

บน Zimbra เราสามารถส่ง Email ไปยังผู้รับ โดยระบุความสำคัญ หรือ Priority ที่เกี่ยวข้องกับ Email ที่ส่งได้ครับ  วิธีการนี้ ผู้รับ จะเห็นว่า Email  ที่เราส่งไปมีความสำคัญแค่ไหนโดยไม่จำเป็นต้องอ่านข้อความใน Subject หรือ Email เลย   โดย Priority ที่ระบุได้ มี 3 ระดับครับ คือ

1)  High หรือสำคัญมาก แทนด้วยรูปลูกศรสีแดงชี้ขึ้น
2)  Normal หรือ ระดับปกติ  อันนี้เป็นค่า Default Priority
3)  Low หรือสำคัญน้อย แทนด้วยรูปลูกศรสีฟ้าชึ้ลง

วิธีการระบุ Priorityใน  Email ที่จะส่ง
หลักจากที่เรากดปุ่ม "New Message" เพื่อจะเขียน Email ใหม่Compose Tab จะถูกเปิดขึ้นมา
ในหน้าจอนี้  ดูที่ด้านขวาสุดของบรรทัดที่ให้เราใส่  Subject ของ Email จะเป็น drop down menu ที่ให้เลือกใส่ priority ของ email ได้ครับ

การดู priority ของ Email ที่ได้รับ
ถ้าเรากำหนดรูปแบบการแสดงผลใน Mail tab เป็นแบบ "Reading Pane On The  Right"  ในแต่ละ Email ที่แสดงอยู่ใน Content Pane (ช่องกลางที่แสดง Email  ทีมีอยู่)  ถ้า Email ที่ได้รับ มี Priority  เป็น High หรือ Low  ที่หน้า Subject จะมีเครื่องหมาย Priority ปรากฏอยู่ ตามรูปครับ

แต่ถ้าเรากำหนดการแสดงผล เป็นแบบ  "Reading Pane At The Bottom"  หรือ "Reading Pane Off" ในส่วนของ Content Pane ในคอลัมน์ ที่มีหัวข้อเป็นเครื่องหมาย ลูกศรชี้ขึ้น จะปรากฎ  รูป Priority  ถ้า Email  ที่ได้รับ มี Priority เป็น High หรือ Low เช่นกันครับ

หมายเหตุ

1. ถ้าคุณสงสัยว่า  "Reading Pane On the Right" "Reading Pane At The Buttom" คืออะไร ลองดูใน บทความเรื่อง วิธีเปลี่ยนมุมมองใน Mail Tab ของ Zimbra 8 ครับ 
2. ถ้าส่ง Email ไปยังระบบอื่น ที่ดู Email Priority ได้  คนรับจะเห็น priority ที่ส่งจาก Zimbra ได้ครับ ในขณะเดียวกัน ระบบอื่นที่ระบุ Email priority ได้ ส่งมาให้ Zimbra ก็จะเห็น priority เช่นกันครับ 

วิธีเปลี่ยนมุมมองใน Mail Tab ของ Zimbra 8

สำหรับผู้ที่ใช้งาน Zimbra 8 เราสามารถเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลใน Mail Tab ได้สามแบบครับ ก่อนจะพูดถึงเรื่องนั้น ผมขออธิบายการแบ่งหน้าจอในหน้า Mail Tab สักเล็กน้อยครับ

ในหน้า  Mail Tab  แบ่งหน้าจอได้เป็นสามส่วน ตามนี้ครับ 

1. Overview Pane เป็นส่วนที่ใช้แสดงถึง Folder ของ  Email ที่มีอยู่ 
2. Content Pane เป็นส่วนที่แสดงถึงรายการของ Email  ที่อยู่ใน Folder ที่เราเลือก Overview Pane
3. Reading Pane เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อมูล ของ Email แต่ละฉบับ ที่เราเลือกใน Content Pane

ตัวอย่าง ตามนี้ครับ 

เราสามารถปรับตำแหน่ง ของ  Content Pane กับ Reading Pane ได้ครับ โดยกดที่ปุ่ม View ที่อยู่ บริเวณมุมบนขวา 

 จากรูป จะเห็นว่ามีตัวเลือกให้เราสามแบบครับ

   1. Reading Pane At The Buttom  แบบนี้ Content Pane จะอยู่ด้านบน  Reading Pane จะอยู่ด้านล่าง (ส่วนตัว ผมชอบแบบนี้ มากกว่า Zimbra version ก่อนๆ default ก็ใช้แบบนี้ครับ

   2 . Reading Pane On the Right  Content Pane จะอยู่ตรงกลาง ส่วน Reading Pane จะอยุ่ด้านขวา (แบบนี้เป็น default ที่มากับ Zimbra 8 ครับ)

   3. Reading Pane Off แบบนี้ ส่วน Reading Pane จะหายไป ถ้าเราต้องการจะดูเนื้อหาของ Email เราต้อง  double click ที่  Email  Zimbra จะเปิด tab ใหม่ ขึ้นมาแสดงข้อมูลภายใน Email  ครับ
       แบบนี้มีข้อดีก็คือ ทำให้หน้าจอแสดง Content Pane เพื่อดู Email ที่มีอยู่ทั้งหมด ได้เต็มที่ และก็ต้องแลกกับความไม่สะดวกเมื่อเราต้องการดูเนื้อหาภายใน Email แต่ละฉบับ 

ชอบแบบไหน เลือกปรับแต่งตามสบายเลยครับ

Enable checkbox เลือก email ใน Zimbra 8

เราสามารถเปิดการใช้งาน checkbox สำหรับเลือกจัดการ email (ย้าย, ลบ ...) ทีละหลายๆ email ได้ ดังรูปตัวอย่างครับ

ปกติใน Zimbra 8  feature นี้จะถูกปิดอยู่ครับ วิธีการเปิด user สามารถทำได้เอง จาก Web Client หรือ admin เป็นคนจัดการให้ จาก Web Admin Console ครับ

วิธีการเปิดการใช้งานจาก Web Clent

หลังจากที่ user  login zimbra ผ่านทาง web client แล้ว ให้ไปที่

1) Preference tab
2) ไปที่ General
3) ดูที่หัวข้อ Other
4) ติ๊กถูกที่บรรทัด Settings: Dispaly checkboxes to quickly select items in list
5) Save (อย่าลืมนะครับ)

ถ้าจะให้ใช้งานได้ทันที่ ให้ Reload  Web Browser  ดูตัวอย่างตามรูปเลยครับ

สำหรับ Admin ถ้าต้องการ Enable feature นี้ให้กับ user  ทำได้ดังนี้ครับ

วิธิเปิดการใช้งานจาก Admin Console
 
หลังจากที่ login   Admin Console (https://....:7071)  เลือก user ที่ต้องการแก้ไข ( Manage >> Account >> เลือก Account >> Edit )

1) ไปที่ preference
2) ดูที่หัวข้อ General Options
3) ติ๊กถูกที่บรรทัด Show selection checkbox for selecting email ....
4) สุดท้าย อย่าลืมกด Save นะครับ (อยู่แถวๆ มุมบนขวาของช่องกลาง)

ถ้าต้องการแก้ใขเป็นกลุ่ม หรือทุกคน ทำได้โดยการ Edit ที COS ก็ได้ครับ หลังจากเลือก  COS แล้ว ขั้นตอนการแก้ไข จะคล้ายกับรูปด้านบนครับ

วิธีเปลี่ยนภาษาที่แสดงผลบน Zimbra (Zimbra Tips & Techniques # 16)

ผมเคยเจอปัญหาว่า ใช้ Chrome กับ Zimbra แล้วเห็นเมนูและข้อความต่างๆที่แสดงผลเป็นภาษาไทย แทนที่จะเป็นภาษาอังกฤษ พอจะเปลี่ยนก็หาไม่เจอ ไม่รู้ว่าอยู่ตรงไหน

ปกติ Default ของ zimbra จะแสดงผลตามที set ไว้ใน web browser แต่เราสามารถกำหนดการแสดงผลให้เป็นภาษาใดภาษาหนึ่งโดยเฉพาะโดยไม่เปลี่ยนตาม browser ได้ครับ วิธีนี้สามารถแก้ปัญหาเหมือนที่ผมเจอได้

สำหรับการเปลี่ยนภาษาของ ผู้ใช้ที่กำลัง login web client อยู่ มีขึ้นตอนตามนี้ครับ

วิธีเปลี่ยนภาษา จาก web client

1. ให้ไปที่ Preferences tab >> General  
2. ดูที่ Sign in Options จะอยู่ที่บรรทัดที่เขียนว่า  Language ครับ
3. จากบรรทัดนี้ เราสามารถเลือก ภาษาจาก drop down menu ได้ เสร็จแล้วก็กด  save 

แต่ถ้าจะเปลี่ยนโดยผ่านทาง Admin Console ซึ่งวิธีนี้ คนที่เป็น Admin สามารถเปลี่ยนภาษาที่ใช้แสดงผลของ user คนอื่นๆในระบบได้ด้วย มีขั้นตอนและหน้าจอแตกต่างกันนิดหน่อย ตามนี้ครับ

วิธีการเปลี่ยนภาษาจาก Admin Console 

1. Manage >> Accounts >> เลือก Account >> Edit (กดปุ่มเมาส์ขวา เพื่อเปิดเมนู) >> Preferences 
2. ดูที่ส่วน General Options ครับ บรรทัดท้ายสุดของส่วนนี้  ที่เขียนว่า Language เช่นกันครับ
3. แก้ภาษา แล้วกด Save 

 ถ้าจะให้หน้าจอเปลี่ยนภาษาที่ใช้แสดงผลทันทีแค่สั่งให้ web browser  ให้ load หน้าจอใหม่ (reload) เท่านี้ ก็จะเปลี่ยนภาษาที่ใช้แสดงผลของ Zimbra ได้ตามที่ต้องการครับ

วิธีดู Disk Quota สำหรับผู้ใช้งาน Zimbra (Zimbra Tips & Technique #15)

ก่อนหน้านี้  ผมได้พูดถึงวิธีการที่ Zimbra Admin จะดู Disk Quota ของ User ทั้งหมดไปแล้ว หลายคนอาจมีคำถามว่า แล้วถ้า User ในระบบ Zimbra อยากรู้ว่า Disk quota ของตัวเอง มีอยู่เท่าไหร่ ถูกใช้ไปเท่าไหร่ จะทำอย่างไร 

วิธีการง่ายๆ ครับ User ที่กำลังใช้งาน  Web Client หรือ Web Mail ของ  Zimbra   ถ้าเป็น Zimbra 8  สังเกตุที่มุมบนขวา ข้างๆ search bar จะมีชื่อของ Account ที่กำลัง Login อยู่ ลาก mouse pointer มาวางที่ชื่อนี้ (ไม่ต้องคลิ๊กนะครับ วางเฉยๆ) จะมี ข้อความปรากฏขึ้นมาเหมือนในรูปคตัวอย่าง  บอกว่า Quota การใช้งาน Disk ของคุณ ใช้ไปกี่ % แล้ว ใช้ไปเท่าไหร่ Quota ที่ได้รับทั้งหมดมีเท่าไร

ง่ายๆ เท่านี้เองครับ